Kapazitätsmanagement ist ein Prozess oder eine Methode, die darauf abzielt, das ideale Gleichgewicht zwischen der Effizienz eines Geschäftsbetriebs und der Zufriedenheit der Kunden mit den von diesem Unternehmen angebotenen Waren und Dienstleistungen zu ermitteln und aufrechtzuerhalten. Ziel ist es, das Geschäft mit optimaler Kapazität zu betreiben, sowohl in Bezug auf die Effizienz des Betriebs als auch auf den Gewinn aus der Produktion jeder Einheit, und gleichzeitig Maßnahmen zu ergreifen, um treue und zufriedene Kunden langfristig zu gewinnen und zu halten. Kapazitätsmanagement kann sich auf die Gesamtfunktion des Unternehmens beziehen oder sich auf bestimmte Bereiche des Betriebs konzentrieren, wie z. B. die Qualität und Leistung der IT-Aktivitäten innerhalb des Unternehmens.
Wenn man sich auf IT-Funktionen bezieht, ist Kapazitätsmanagement ein Prozess, der verwendet wird, um IT-Funktionen so zu verwalten, dass mehrere Ziele erreicht werden. Erstens wird das Netzwerkleistungsmanagement auf einem Kapazitätsniveau gehalten, das den internen Datenaustausch und die Kommunikation angesichts der Einschränkungen aktueller Hardware- und Softwareanwendungen innerhalb der Unternehmensstruktur so effizient wie möglich macht. Gleichzeitig wird bei dieser Art des IT-Kapazitätsmanagements auch untersucht, wie das Netzwerk funktioniert, um bedarfsgerechten Kundenservice und Support anzubieten. Dies kann die Entwicklung von Auto-Responder-Funktionen innerhalb der E-Mail-Programmierung beinhalten, die automatisch eine Bestätigungs-E-Mail an jeden Kunden weiterleiten, der eine Anfrage über dieses Medium stellt. IT-Experten können auch Maßnahmen ergreifen, um eine Programmierung zu implementieren, die dazu beiträgt, Wartezeiten zu minimieren, wenn ein Kunde mit einer Frage oder einem Anliegen im Kundendienstzentrum anruft.
Das gleiche allgemeine Prinzip des Kapazitätsmanagements kann auch in anderen Bereichen des Geschäftsbetriebs angewendet werden. Ein Unternehmen kann die Produktionsfläche, in der Waren hergestellt werden, überarbeiten, um die Anzahl der stündlich hergestellten Einheiten zu erhöhen. Bei der Bewertung der Auswirkungen der neu gestalteten Produktionshalle wird das Unternehmen auch sicherstellen, dass die Änderungen die Qualität der produzierten Einheiten nicht beeinträchtigen. Dadurch wird die Produktionskapazität des Bodens erhöht, während die Kapazität für die Kundenzufriedenheit auf gleich hohem Niveau bleibt.
Kapazitätsmanagement ist eine notwendige Aufgabe für jedes Unternehmen, das am Markt wettbewerbsfähig bleiben möchte. Ohne Maßnahmen zur Durchführung einer Leistungsanalyse für verschiedene Komponenten des Unternehmens sowie des Unternehmens als Ganzes gibt es keine Chance, sich mit der Leistungsoptimierung zu befassen. Ein Unternehmen, das nicht ständig überprüft, ob es mit optimaler Kapazität arbeitet oder nicht, wird irgendwann Kunden an Wettbewerber verlieren und diese Verluste nicht durch neue Kunden ausgleichen können.