Ein Geschäftsjahr hat mehr mit Buchhaltung zu tun als mit dem Kalender. Auch als „Finanzjahr“ oder „Haushaltsjahr“ bekannt, umfasst es den 12-Monats-Zeitraum, für den sich sein Schöpfer zufällig entscheidet. Die US-Regierung hält sie beispielsweise vom 1. Oktober bis 30. September ein. Im Vereinigten Königreich dauert sie vom 6. April bis zum 5. April des Folgejahres.
Wenn ein Geschäftsinhaber versucht, einen Geschäftsjahrszeitraum für ein neues Unternehmen festzulegen, muss die Art des Unternehmens in erster Linie berücksichtigt werden. Ein Friseursalon oder eine Autowerkstatt, in der die Arbeit eher konstant und nicht saisonabhängig ist, tut ebenso gut daran, das reguläre Kalenderjahr zu verwenden, das dem Bundessteuerjahr entspricht. Ein Einzelhandelsunternehmen, das in der Weihnachtszeit einen Spitzenverkehr erwartet, möchte jedoch nicht, dass das Ende dieses Kalenders – mit dem daraus resultierenden Gerangel, Steuerinformationen zu sammeln und ein Budget für das kommende Jahr vorzubereiten – mit dem Weihnachtsgeschäft zusammenfällt.
Der beste Zeitpunkt für den Abschluss eines Geschäftsjahres ist der Zeitpunkt, an dem Lagerbestand und Geschäftsaktivität am niedrigsten sind. Eine Resort-Hotelkette in Südflorida zum Beispiel könnte es im August festlegen, während ein Skigebiet in Vermont im Juni aufhören könnte. Einige Steuerexperten raten dazu, sie bei einem vierteljährlichen Benchmark, wie dem 31. März, 30. Juni oder 30. September, zu beenden. Das liegt daran, dass viele Jahresabschlüsse, z. B. die Gehaltsabrechnung, vierteljährlich veröffentlicht werden.
Der IRS akzeptiert im Allgemeinen jeden 12-Monats-Zeitraum als steuerpflichtiges Intervall, vorausgesetzt, das Unternehmen füllt ein 1120-Formular aus, in dem die Parameter seines Geschäftsjahres angegeben werden. Sobald dieses Datum jedoch festgelegt wurde, kann es für IRS-Zwecke während dieses Kalenderjahres nicht mehr geändert werden. Da die Vorbereitung eines Haushaltsplans vielleicht die wichtigste Aufgabe für staatliche und nationale Gesetzgebungsorgane ist, nutzen Regierungen diesen Zeitraum häufig, um festzulegen, wann diese Gesetzgeber tagten.