Auditing innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation ist eine Bewertung der Compliance. Das interne Qualitätsaudit konzentriert sich in der Regel auf die Einhaltung des bestehenden Qualitätsmanagementsystems des Unternehmens, kann aber auch andere Bereiche wie Gesetze und behördliche Vorschriften betreffen. Interne Qualitätsaudits sind ein proaktives Mittel, um die Bereitschaft für ein externes Audit festzustellen und Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu identifizieren.
Es gibt im Wesentlichen drei Arten oder Ebenen von Audits, die in Verbindung mit einem Unternehmen oder einer Organisation auftreten. Ein externes Qualitätsaudit, auch Third-Party-Audit oder Third-Level-Audit genannt, wird von einer unabhängigen Stelle, beispielsweise einer Aufsichtsbehörde, durchgeführt. Die zweite Ebene bezieht sich auf Reaktionen von Kunden oder Endbenutzern. Die dritte Art, das interne Qualitätsaudit, wird von einem internen Auditteam durchgeführt.
Ein internes Qualitätsaudit ist ein wertvolles Managementinstrument. Rückmeldungen aus anderen Quellen, einschließlich der Kundenzufriedenheit und externer Audit-Ergebnisse, beschreiben die endgültigen Ergebnisse. Das interne Qualitätsaudit gibt dem Management die Möglichkeit, Unternehmensabläufe und die Wirksamkeit von Produkten und Dienstleistungen zu überprüfen, bevor es so weit ist. Die Häufigkeit der Prüfungen variiert je nach Größe und Art des jeweiligen Unternehmens, es wird jedoch im Allgemeinen empfohlen, einmal im Jahr eine Prüfung durchzuführen.
Normalerweise leitet eine Checkliste die Phasen und einzelnen Schritte des Audits. Checklisten für interne Audits sind für jedes Unternehmen spezifisch. Die meisten werden mit dem Wachstum des Unternehmens verfeinert und erweitert, und viele werden langatmig und detailliert. Richtig ausgefüllt werden diese Checklisten zu einer wertvollen Ressource für das Managementteam.
Die meisten Audits beginnen mit einem Treffen zwischen den Auditoren und dem Managementteam, um den Umfang des Prozesses zu skizzieren und alle Fragen oder Bedenken zu klären. Dieser Schritt wird dann am Ende des Audits wiederholt, um Probleme der Nichteinhaltung und empfohlene Korrekturmaßnahmen zu besprechen. Interne Qualitätsaudits sollten sich nicht ausschließlich auf Mängel konzentrieren, sondern auch Bereiche mit außergewöhnlicher Leistung identifizieren und gut funktionierende Praktiken hervorheben. Dies kann die allgemeine Moral stärken und zu einer kooperativeren Atmosphäre während des Auditprozesses führen.
Einer der wichtigsten Schritte des internen Qualitätsaudits ist die Empfehlung von Korrekturmaßnahmen, die ergriffen werden sollten, um die Problembereiche anzugehen. Im Allgemeinen sind diese Empfehlungen nicht optional und werden von einem Zieldatum für die Einhaltung begleitet. Das Audit gilt erst dann als abgeschlossen, wenn diese Probleme behoben und vom Auditteam erneut geprüft wurden.