Ein medizinisches Erstattungskonto ist eine flexible Ausgabenregelung für amerikanische Arbeitnehmer, die es ihnen ermöglicht, bestimmte Steuern auf Gelder zu vermeiden, die sie für medizinische Ausgaben ausgeben, die sonst nicht von der Krankenversicherung bezahlt werden. Wird manchmal mit einem medizinischen Sparkonto verwechselt, sammelt ein medizinisches Kostenerstattungskonto nur im Laufe eines Kalenderjahres Geld an und muss für Ausgaben verwendet werden, die in diesem Jahr angefallen sind. Medizinische Sparkonten hingegen stehen in der Regel nur Personen mit hohem Selbstbehalt zur Verfügung und sind so strukturiert, dass sie langfristig Beiträge annehmen und Zahlungen leisten. Konten für medizinische Erstattungen sind eine von zwei Arten von Konten mit flexiblen Ausgaben, die gemäß Abschnitt 125 des US-Steuergesetzbuchs zulässig sind. der andere wird verwendet, um die Kosten für die abhängige Pflege zu bezahlen.
Eine Person muss angestellt sein, um an einem Krankenversicherungskontoplan teilzunehmen, denn die einzige Möglichkeit, die steuerfreien Dollars in den Plan einzuzahlen, ist eine Gehaltsabrechnung. Die Teilnehmer können wählen, ob sie einen Teil ihrer Vergütung auf Vorsteuerbasis von ihrem Gehalt abziehen und auf einem speziellen, unverzinslichen Konto ansammeln lassen möchten. Die Wahl gilt nur für das laufende Kalenderjahr, und die einmal begonnenen Abzüge können nur in Notfällen oder bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses geändert oder gestoppt werden. Der Arbeitgeber darf die jährliche Beitragshöhe begrenzen, und die Vorschriften des Internal Revenue Service (IRS) verbieten den Beitrag von mehr als 2,500 US-Dollar (USD) in einem Kalenderjahr. Der volle Betrag des Jahresbeitrags steht einem Teilnehmer unmittelbar nach dem ersten Abzug zur Verfügung, eine Vorfinanzierungsfunktion, die manchmal zu Kontroversen führt.
Ein Arztkostenerstattungskonto kann verwendet werden, um qualifizierte Krankheitskosten zu bezahlen, die nicht von der Krankenkasse übernommen oder anderweitig erstattet werden. So können zum Beispiel Selbstbehalte für Arztbesuche und für Rezepte sowie für medizinische Kosten, die nicht von einer bestimmten Krankenversicherung abgedeckt werden, wie Zahn-, Akupunktur- oder Chiropraktikleistungen, bezahlt werden. Ein ärztliches Erstattungskonto kann jedoch nicht verwendet werden, um rezeptfreie (OTC) Medikamente zu bezahlen, noch kann es verwendet werden, um Kosmetikartikel, Vitamine oder Nahrungsergänzungsmittel zu bezahlen.
Arbeitgeber verwalten manchmal ihre eigenen Kostenerstattungsprogramme, aber in den meisten Fällen werden sie von Servicebüros gegen eine relativ geringe Gebühr verwaltet. Die Teilnehmer können über einen Anspruchsprozess auf ihr Geld zugreifen, bei dem sie die Kosten bezahlen und dann vom Plan erstattet werden, aber viele Pläne bieten jetzt eine Debitkarte an, die die Teilnehmer beim Kauf verwenden können. In jedem Fall müssen sie alle geltend gemachten Ausgaben ordnungsgemäß dokumentieren.
Krankenversicherungskonten können nur zur Begleichung qualifizierter Krankheitskosten verwendet werden, die im selben Jahr angefallen sind, in dem die Mittel von der Vergütung des Teilnehmers abgezogen wurden. Der IRS gewährt den Teilnehmern nach jedem Jahr eine zweieinhalbmonatige Nachfrist, um Ansprüche geltend zu machen, aber alle nicht verwendeten Mittel fließen an den Arbeitgeber zurück, eine Funktion, die allgemein als „Verwendung oder Verlust“ bezeichnet wird. Den Anspruchsberechtigten wird daher empfohlen, ihre gedeckten Kosten sorgfältig abzuschätzen und nicht mehr zu leisten, als sie voraussichtlich verwenden können.
Konten für medizinische Erstattungen sind manchmal wegen der Vorfinanzierungsvereinbarung umstritten, die es einem Teilnehmer ermöglicht, auf den vollen Betrag der jährlichen Wahl zuzugreifen, bevor er tatsächlich auf dem Konto angesammelt wurde. Es wird behauptet, Arbeitgeber seien unangemessen gefährdet, weil Teilnehmer, die ihre Kostenerstattungskonten zu Beginn des Jahres erschöpft haben, ihr Arbeitsverhältnis später kündigen können und dem Arbeitgeber den vorfinanzierten Betrag nicht zurückzahlen müssen. Die Vorfinanzierungsfunktion ist jedoch die einzige Möglichkeit, einem Teilnehmer, der zu Beginn des Jahres hohe medizinische Kosten verursacht, den vollen Nutzen aus dem Plan zu ziehen.
Um mögliche Probleme bei der Vorfinanzierung auszugleichen, werden Arbeitgeber von der Lohnsteuer befreit, wenn die Beträge, die für medizinische Erstattungskonten abgezogen werden, mehr als 7.5% der Abzüge betragen. Darüber hinaus fließen alle ungenutzten Gelder auf dem Kostenerstattungskonto in die Kasse des Arbeitgebers, ein Betrag, der derzeit auf etwa 14% der gesamten gewählten Abzüge geschätzt wird. Schließlich ist es Arbeitgebern gestattet, eine Beitragsobergrenze unter der vom IRS auferlegten Obergrenze von 2,500 USD festzulegen. Es besteht immer noch die Möglichkeit, dass ein kleiner Arbeitgeber durch die Vorfinanzierung eines Kostenerstattungskontoprogramms tatsächlich Geld verliert, aber in den allermeisten Fällen werden die Arbeitgeber weit mehr gewinnen, als sie durch die Vorfinanzierung verlieren könnten.
Auch Arbeitnehmer, die an Krankenversicherungsplänen teilnehmen, profitieren in der Regel stark. Teilnehmer der obersten Einkommensteuerklasse, die den maximal zulässigen Beitrag leisten, können mehr als 750 US-Dollar an Bundeseinkommensteuern sparen. Diese Vorteile machen die Teilnahme an Kostenerstattungskonten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen zu einer wertvollen Option.