Ein Mitarbeiterportal ist eine private Website, über die Mitarbeiter Zugang zu wichtigen Informationen erhalten. Mitarbeiterportale sind möglicherweise nur in internen Netzwerken verfügbar oder können aus praktischen Gründen für den Zugriff von jedem internetfähigen Computer ausgelegt sein. Um in das Mitarbeiterportal zu gelangen, benötigen die Personen in der Regel einen Benutzernamen und ein Passwort, die von der IT-Abteilung des Unternehmens vergeben werden. In einem Mitarbeiterportal können verschiedenste Informationen gehalten werden, die von Mitarbeiterhandbüchern bis hin zu aktuellen Informationen zu Beiträgen zu Vorsorgeplänen reichen.
Mehrere Unternehmen entwerfen generische Personalportale, die Unternehmen installieren können, und Unternehmen können auch ihre eigenen erstellen. Das Ziel eines Mitarbeiterportals ist es, Menschen einen schnellen Zugang zu Informationen zu ermöglichen, die sie im Rahmen ihrer Arbeit benötigen. Durch die Digitalisierung dieser Informationen kann Papier gespart und Abfall reduziert werden, außerdem können die Menschen jederzeit und überall darauf zugreifen. Darüber hinaus können Mitarbeiter Mitarbeiterportale als hilfreich empfinden, um Dinge wie Arbeitsstunden, Gehaltsabrechnungshistorie usw. zu verfolgen.
Einige Beispiele für Dinge, die Arbeitgeber in ein Mitarbeiterportal stellen können, sind: Dienstpläne, Mitarbeiterhandbücher, Memos, Gehaltsabrechnungsinformationen, Informationen zu Sozialleistungen, Unternehmensrichtlinien und Nachrichten. IT-Mitarbeiter sind in der Regel für die Verwaltung des Mitarbeiterportals verantwortlich. Sie halten es auf dem neuesten Stand, identifizieren Sicherheitsprobleme, beheben Fehler, sobald sie auftreten, und unterstützen Mitarbeiter, die Schwierigkeiten beim Zugriff haben, weisen neuen Mitarbeitern Benutzernamen und Passwörter zu und entfernen alte Mitarbeiter aus Zugriffslisten.
Portale können Kursmodule enthalten, die es Mitarbeitern ermöglichen, Kurse über das Portal zu belegen. Diese Module können Teil der erforderlichen Mitarbeiterschulung sein oder als ergänzende Option für Mitarbeiter angeboten werden, die ihre Arbeitsleistung verbessern möchten. Quizze und Dialogfelder werden verwendet, um das Verständnis der Mitarbeiter zu bestätigen. Eingabeaufforderungen können auch mit Dingen wie Memos verwendet werden, damit Arbeitgeber wissen, wann Mitarbeiter Memos lesen. Dies kann nützlich sein, um die vollständige Verteilung der Informationen an die Mitarbeiter zu überprüfen.
Mitarbeiterportale können vertrauliche oder sensible Informationen enthalten. Mitarbeiter können angewiesen werden, sich immer abzumelden, wenn sie fertig sind, um das Portal nicht an Nichtmitarbeiter zu zeigen und ihre Benutzernamen und Passwörter sicher aufzubewahren. Mitarbeiterportale verfügen möglicherweise über zugangsbeschränkte Bereiche, die bestimmten Mitarbeitern nur dort zugänglich sind, wo hochsensible Informationen gespeichert sind. Durch die Schaffung von Sicherheitsebenen können Arbeitgeber besonders sensible Daten schützen und Mitarbeitern zugangsgeschützte Bereiche zur Verfügung stellen, um interessante Themen zu diskutieren und anzusprechen, ohne dass das gesamte Personal diese Bereiche einsehen kann.