Ein redaktioneller Kalender ist ein Plan mit bevorstehenden Themen für Feuilletons für ein Magazin oder eine Zeitung. Redaktionskalender werden hauptsächlich zu Werbezwecken erstellt. Wird beispielsweise für eine Feature-Story ein Thema verwendet, das für die Produkte bestimmter Werbetreibender relevant ist, möchte das Unternehmen eher eine Anzeige in der Publikation schalten, da sich die Leser für das Thema interessieren. Zum Beispiel kann ein ausführlicher Bericht über Teenagerschwangerschaften helfen, Werbeflächen an Heimschulen und Babyproduktfirmen zu verkaufen. Die Verwendung eines Redaktionskalenders zur Vorausplanung von Story-Ideen ermöglicht auch die Veröffentlichungszeit, um eine Pressemitteilung der kommenden Story herauszugeben, um mögliche neue Leser zu gewinnen.
Eine Pressemitteilung ist eine Nachrichtenmeldung, die auch ein Unternehmen fördert, indem es Werbung macht. Die Medien berichten über die Geschichte in Print- oder Rundfunkmedien, wenn Journalisten und Redakteure die Veröffentlichung für ihre Leser als ausreichend erachten. Ein wichtiges Thema wie die Schwangerschaft von Teenagern, über das ausführlich berichtet wird, kann es den Medien rechtfertigen, eine Pressemitteilung über die kommende Geschichte in einer Zeitung oder Zeitschrift zu akzeptieren. Nicht jeder Eintrag in einem Redaktionskalender wird als Pressemitteilung akzeptiert.
Redaktionelle Planungskalender werden hauptsächlich als Werbeverkaufsfunktion verwendet. Zeitschriften und Zeitungen leben vom Anzeigenverkauf und müssen ständig Werbetreibende dazu bewegen, Print-Werbeplätze in ihrer Publikation zu kaufen. Werbetreibende können ihre Werbegelder nicht einfach für die wahllose Platzierung von Anzeigen ausgeben, sondern müssen ihre Werbebotschaften an eine bestimmte Zielgruppe richten, die an ihren Produkten und Dienstleistungen interessiert ist. Leser bestimmter Publikationen werden als qualifizierte Verkaufskontakte betrachtet, da sie typischerweise zu den demografischen oder persönlichen Statistiken des Zielmarkts wie Alter, Geschlecht und Einkommen passen. Ein redaktionelles Kalenderthema muss die Zielleser und Inserenten der Publikation ansprechen.
Eine andere Möglichkeit, einen Redaktionskalender zu verwenden, besteht darin, Richtlinien für die Einreichung von Beiträgen für Autoren festzulegen. Die meisten Veröffentlichungen enthalten Richtlinien für Autoren, die nach Artikeln zu den Themen fragen, die sie in ihrem redaktionellen Planungskalender festgelegt haben. Die Herausgeber weisen Autoren, die an einem Artikel für die Veröffentlichung interessiert sind, an, entweder zuerst abzufragen oder das fertige Manuskript zur Veröffentlichung zu senden.
Wie weit im Voraus ein redaktioneller Planungskalender gesetzt ist, hängt von der jeweiligen Veröffentlichung ab. Oftmals dauert es mindestens mehrere Monate, da der Anzeigenvertrieb Zeit braucht, um Werbeflächen zu verkaufen und die Redaktion den besten Autor für den Feature-Story auswählen und einen ausreichenden Redaktionsschluss festlegen muss. Auch bei der Erstellung von Zeitschriftenausgaben oder Zeitungs-Sonderteilen spielt die Jahreszeit eine Rolle. Beispielsweise wird ein Campingbeitrag, der in einer Frühjahrsausgabe produziert und verbreitet wird, voraussichtlich im vergangenen Herbst oder Winter als Projekt gestartet.