Ein Schadensnachweis ist ein formelles Dokument, das von einem Versicherten erstellt und im Schadensfall an den Versicherer weitergeleitet wird. Diese Erklärung gibt in der Regel detaillierte Auskunft über die Art des eingetretenen Schadens, welche versicherten Sachen im Schaden enthalten sind, den angegebenen Wert der betroffenen Sachen und die Gesamthöhe des Schadens. Sie dient in vielen Fällen als förmliche Feststellung der mit der Forderung verbundenen Sachschäden sowie als Nachweis des Schadens. Die genaue Struktur des Dokuments hängt von den Anforderungen des Versicherungsanbieters und den geltenden örtlichen behördlichen Vorschriften ab.
Die Verwendung eines Schadensnachweises ist bei vielen Arten von Versicherungsansprüchen üblich. Eines der besten Beispiele ist ein Anspruch auf eine Hausbesitzerpolice, nachdem eine Naturkatastrophe das Haus ganz oder teilweise zerstört hat. In diesem Fall würde der Hausbesitzer mit seinem Agenten zusammenarbeiten, um die Art und andere Details der Katastrophe, das Datum, an dem die Katastrophe stattfand, und den aktuellen Marktwert der Immobilie zu beschreiben. Unter der Annahme, dass auch die Einrichtungsgegenstände und andere Gegenstände der Wohnung von der Police erfasst würden, würden diese auf der Abrechnung einzeln angesprochen und nach Einschätzung des Hauseigentümers bewertet.
Sobald das Dokument beim Versicherer eingereicht wurde, werden die Details ausgewertet, und der Anbieter lässt jede Position entweder zu oder verbietet sie. Sobald der Anbieter von der Richtigkeit des Anspruchs überzeugt ist und den endgültigen Zahlungsbetrag genehmigt, wird dem Versicherten die Zahlung angeboten. Hält die Partei die Höhe der Zahlung für angemessen, akzeptiert sie diese und die Forderung gilt als erledigt.
Um ein Verlustnachweisformular ordnungsgemäß auszufüllen, ist es für Einzelpersonen ratsam, Aufzeichnungen zu führen, die den Zugriff auf die Daten ermöglichen, die zur Untermauerung der im Formular gemachten Angaben erforderlich sind. Dies kann die Verwendung einer Art von Datenträger umfassen, um elektronische Kopien von digitalen Fotos von Eigentum sowie elektronische Dokumente zu speichern, die den Wert jedes Eigentums belegen, das durch die Versicherungsbedingungen abgedeckt ist. Die Verwendung eines Geräts wie eines CD-Recorders und die Aufbewahrung von Kopien zu Hause sowie in einem Bankfach oder an einem anderen leicht zugänglichen Ort können die Antragstellung im Notfall erheblich erleichtern.