Auch als Rechnungsabgrenzungsposten oder Rechnungsabgrenzungsposten bekannt, sind Rechnungsabgrenzungsposten jede Art von Geschäftsausgaben, die in einer Rechnungsperiode bezahlt, aber aufgrund des Vorteils der Käufe, die später Vorteile bringen, in Folgeperioden übertragen werden. Viele Unternehmen bilanzieren diese Art von Ausgaben, indem sie sie in einem speziellen aufgeschobenen Ausgabenkonto verfolgen, das mit anderen langfristigen Ausgaben des Unternehmens verbunden ist. Nach Realisierung des Erwerbsnutzens kann der Betrag als normaler oder laufender Aufwand in die Gewinn- und Verlustrechnung überführt werden.
Eine der einfachsten Möglichkeiten, um festzustellen, ob ein bestimmter Aufwand als abgegrenzter Aufwand zu klassifizieren ist, besteht darin, zu prüfen, wann der Nutzen aus dem Kauf realisiert wird. Fällt die Leistung sofort an, sind die Ausgaben als laufend zu klassifizieren. Sollten die Vorteile schrittweise über mehrere Perioden realisiert werden, ist es sachgerecht, die Transaktion in einem Aufwandsabgrenzungskonto zu verbuchen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Unternehmen auf spezifische Richtlinien zur Klassifizierung verschiedener Käufe achtet, oft um den Prozess einheitlich zu halten und auch die Abstimmung der Buchhaltungsunterlagen für Audits und für die Erstellung von Berichten zu erleichtern, die in Erstellung von Steuererklärungen.
Ein gängiges Beispiel für aufgeschobene Ausgaben sind die Werbekosten. Wenn ein Unternehmen eine neue Werbekampagne startet, können die Chancen auf einen sofortigen Umsatzgewinn gegeben sein oder nicht. Typischerweise werden die Erträge, die direkt durch die während einer Abrechnungsperiode angefallenen Werbeaufwendungen erwirtschaftet werden, auf mehrere Perioden verteilt. In der Zwischenzeit werden die Anschaffungskosten in den Buchführungsunterlagen als langfristig ausgewiesen und können übertragen werden, sobald festgestellt wurde, dass der mit diesen bestimmten Ausgaben verbundene Nutzen vollständig realisiert wurde.
Viele Unternehmen klassifizieren auch mehrere andere Arten von Ausgaben auf diese Weise. Jede Art von vorausbezahlten Versicherungsprämien kann als Rechnungsabgrenzung eingestuft werden. Ebenso gelten Büromaterialien, die in einer Periode für die Verwendung in einer nachfolgenden Periode gekauft wurden, als abgegrenzte Ausgaben. Nahezu jede Art von Ware oder Dienstleistung, die gekauft und bezahlt wird, mit der Absicht, sie in einem zukünftigen Abrechnungszeitraum zu verwenden, fällt in diese Kategorie. Solange der volle Nutzen erst zu einem späteren Zeitpunkt entsteht, besteht eine gute Chance, dass er zu Recht als Aufwandsabgrenzung identifiziert werden kann.