In offiziellen Dokumenten ist eine Verteilungserklärung enthalten, um die Mindestsicherheitsstufe anzugeben, die zum Lesen erforderlich ist. Während die meisten Leute annehmen würden, dass eine Verteilungserklärung nur in Militär- oder Regierungsdokumenten zu finden wäre, ist dies nicht der Fall. Auch eine Vielzahl privater Organisationen, insbesondere Großunternehmen, Banken und Forschungsinstitute, verwenden diese Aussagen. Obwohl es viele verschiedene Methoden der Informationssicherung gibt, basieren die meisten Systeme auf dem fünfstufigen amerikanischen Militärsystem, dem vierstufigen Geschäftssystem oder dem vierstufigen interorganisationalen System.
Die Verteilungsanweisung ist im Allgemeinen sehr gut sichtbar auf dem Dokument. Wenn es ein Deckblatt gibt, ist es nicht ungewöhnlich, dass die Erklärung sowohl oben als auch unten auf der Seite gedruckt wird. Innerhalb des Dokuments befindet sich die Verteilungsanweisung in der Regel oben auf der ersten Seite unter den Kopfzeileninformationen. Diese prominenten Positionen versichern den Eigentümern, dass jeder, der das Dokument liest, entweder die entsprechende Freigabe hat oder die Erklärung absichtlich ignoriert.
Eine der bekanntesten Arten von Verteilungsanweisungen ist die vom amerikanischen Militär sowie vielen anderen westlichen Militärgruppen verwendet. Die höchste Stufe ist Top Secret, was bedeutet, dass nur Personen mit der höchsten Freigabestufe das Dokument lesen können. Anschließend geht es nach unten durch die Sicherheitsstufen: Geheim, Vertraulich, Eingeschränkt und Vertraulich, aber nicht klassifiziert. Die letzte Stufe ist Unklassifiziert und steht jedem zur Verfügung.
Viele Unternehmen verwenden ein ähnliches Verteilungsnachweissystem. Das Basissystem hat Vertraulich auf der höchsten Ebene, gefolgt von Privat, Sensibel und Öffentlich. In vielen Fällen ist dieses System viel entspannter als die Regierungsversion. Auf der anderen Seite, wenn ein Unternehmen stark mit der Regierung oder dem Militär zusammenarbeitet, ist es nicht ungewöhnlich, dass sie ein ähnliches Sicherheitssystem einführen. Dies ist besonders häufig der Fall, wenn Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens im Rahmen ihrer normalen Arbeit über eine staatliche Sicherheitsfreigabe verfügen.
Das letzte gängige System ist am besten als Ampelsicherung bekannt. Dieses System funktioniert nach dem Prinzip, dass die meisten Menschen eine tief verwurzelte Sichtweise auf bestimmte Farben haben. In diesem System sind rote Dokumente nur auf der höchsten Ebene verfügbar. Gelb hat ein breiteres Publikum und grüne Dokumente stehen jedem in der Organisation zur Verfügung. Die letzte Farbe, Weiß, ist für die Öffentlichkeit zugänglich.
Dieses System ist üblich, wenn verschiedene Organisationen an einem Projekt zusammenarbeiten. Anstatt zu versuchen, zwei verschiedene Sicherheitssysteme zu integrieren, wird stattdessen die Ampeloption verwendet. Dieses System funktioniert auch gut, wenn die kooperierenden Organisationen nicht die gleiche Sprache sprechen, da eine schriftliche Verteilungserklärung falsch interpretiert werden könnte. Die einzige Einschränkung ist die Wahrnehmung der verschiedenen Farben durch die einzelnen Länder.