Eine Aufforderung zur Angebotsabgabe ist eine Aufforderung einer Agentur, einer Organisation oder eines Unternehmens an Lieferanten, Angebote abzugeben, um ein Projekt abzuschließen oder den laufenden Lieferbedarf zu decken. Jedes Gebot sollte eine detaillierte Aufschlüsselung dessen enthalten, was bereitgestellt wird und zu welchen Kosten. Normalerweise gewinnt das niedrigste Gebot, obwohl andere Faktoren bei der Entscheidung über die Auftragsvergabe eine Rolle spielen können. Ausschreibungen werden häufig in Zeitungen und auf öffentlichen Schwarzen Brettern aufgeführt und können auch über das Büro einer Organisation bezogen werden.
Diese Aufforderung, auch Aufforderung zur Abgabe eines Angebots genannt, fragt lediglich nach Preisinformationen. Dies unterscheidet sich von einer Angebotsanfrage, bei der das Dokument eine Erörterung des Bedarfs enthält und die Anbieter einlädt, nicht nur eine Preisschätzung abzugeben, sondern auch zu erörtern, wie sie einen Bedarf erfüllen. Bei Angebotsanfragen wird mehr Spielraum bei der Preisgestaltung eingeräumt, da ein Bieter nachweisen kann, dass ein teureres Verfahren langfristige Vorteile hat oder den Bedarf besser decken kann als ein anderer Anbieter.
Das Ausschreibungsverfahren ist oft besiegelt. Bieter erhalten eine Dokumentation zu den Spezifikationen und haben eine festgelegte Frist zur Abgabe eines Angebots. Zu einem bestimmten Datum und zu einer bestimmten Uhrzeit öffnen die Mitarbeiter alle Angebote auf einmal, erfassen die relevanten Details und bestimmen, welcher Bieter den Auftrag erhalten soll. Im Fall von Regierungsbehörden sind diese Informationen der Öffentlichkeit zugänglich und jeder Anbieter kann verlangen, die Gebote, einschließlich des erfolgreichen Gebots, einzusehen.
In Fällen, in denen der Vertrag nicht das niedrigste Angebot erhält, liegt dies in der Regel an Bedenken hinsichtlich der Lieferfähigkeit des Verkäufers. Eine Ausschreibung kann verdächtig niedrig sein oder von einem Unternehmen mit schlechtem Ruf kommen. Insbesondere Regierungsbehörden können keine Geschäfte mit Anbietern in bestimmten Ländern oder in Verbindung mit bestimmten Regimen tätigen und können daher ein scheinbar vernünftiges Angebot ablehnen, wenn ethische oder politische Bedenken bestehen. Wird das niedrigste Gebot abgelehnt, muss die Agentur einen triftigen Grund vorbringen, um Vorwürfe der Bevorzugung oder Diskriminierung zu vermeiden.
Es ist wichtig, eine Ausschreibung sehr sorgfältig durchzulesen. Unternehmen, die mit dem Prozess vertraut sind, haben möglicherweise Personal, das sich darauf konzentriert, alle offenen Anfragen zu prüfen, diejenigen zu finden, die gut zu dem Unternehmen passen, und Angebote vorzubereiten. Die Dokumentation muss genau befolgt werden und das Angebot sollte vollständig und vollständig sein. Liegt ein Fehler in der Ausschreibung vor, muss das Unternehmen diesen so schnell wie möglich korrigieren, da das Angebot ein Vertragsgrund sein kann und ein Fehler sehr teuer werden kann.