Eine budgetierte Gewinn- und Verlustrechnung ist der Versuch eines Unternehmens, seine Einnahmen und Kosten in zukünftige Zeiträume zu projizieren. Sie ist genauso formatiert wie eine tatsächliche Gewinn- und Verlustrechnung, aber alle enthaltenen Werte sind Schätzungen, die auf früheren Gewinn- und Verlustrechnungen basieren. Die Richtigkeit einer Plan-Gewinn- und Verlustrechnung hängt von der Richtigkeit der vom Unternehmen berücksichtigten Werte ab. Sie gibt zwar keine Garantie dafür, dass die tatsächlichen Gewinn- und Verlustrechnungen eines Unternehmens in Zukunft so aussehen werden, aber die Planrechnung kann Mängel in den zukünftigen Wirtschaftsplänen des Unternehmens aufdecken.
Gewinn- und Verlustrechnungen werden von Unternehmen sowohl für steuerliche Zwecke als auch für Anleger oder Aktionäre als Bewertung der finanziellen Leistungsfähigkeit erstellt. Das Grundformat erfordert, dass alle Umsätze, die ein Unternehmen macht, aufsummiert und dann den im Geschäftsbetrieb anfallenden Kosten gegenübergestellt werden. Aber ein Unternehmen sollte sich immer auf seine Geschäftsaussichten in zukünftigen Zeiträumen freuen. Hier bietet sich eine budgetierte Erfolgsrechnung an, die es einem Unternehmen ermöglicht, abzuschätzen, ob seine zukünftigen Geschäftspläne profitabel und nachhaltig sind.
Wenn ein Unternehmen eine geplante Gewinn- und Verlustrechnung erstellt, umfasst diese alle Posten, die in der tatsächlichen Gewinn- und Verlustrechnung enthalten sind. Dies würde die Einnahmen aus Verkäufen an der Spitze der Rechnung enthalten, die dann um alle Betriebsausgaben, die dem Unternehmen anfallen, gekürzt werden. Diese Aufwendungen umfassen die Herstellungskosten der verkauften Waren, also die Herstellungskosten der Produkte, die den Gesamtumsatz generieren, sowie Vertriebs- und Verwaltungskosten und Zinsaufwendungen. Die resultierende Differenz ist das Nettoeinkommen.
Bei einer budgetierten Erfolgsrechnung werden alle diese Summen aus der Erfolgsrechnung der Vergangenheit hochgerechnet. Ein Unternehmen kann die Zahlen etwas anpassen, um erwartete Änderungen in zukünftigen Zeiträumen zu berücksichtigen. Aber diese Veränderungen dürfen nicht übertrieben werden, sonst droht die Haushaltsrechnung eher Fantasie als realistische Projektion zu werden.
Für ein Unternehmen ist es ratsam, eine budgetierte Gewinn- und Verlustrechnung in Verbindung mit einer budgetierten Bilanz zu verwenden. Genauso wie die tatsächliche Gewinn- und Verlustrechnung zusammen mit einer Bilanz untersucht wird, um ein angemessenes Bild von der aktuellen Finanzkraft eines Unternehmens zu erhalten, können die Prognosen dieser Dokumente eine Einschätzung seiner Zukunftsaussichten geben. Sollten die Prognosen ein nicht nachhaltiges Ergebnis wie erhebliche Schulden ergeben, kann das Unternehmen Anpassungen vornehmen, um das Problem zu beheben, bevor es auftritt.