Eine flexible Budgetabweichung ist die Differenz zwischen dem Betrag, den ein Unternehmen während eines bestimmten Zeitraums ausgeben oder verdienen möchte, und dem Betrag, der tatsächlich ausgegeben oder eingenommen wird. Die Abweichung oder Differenz kann entweder eine positive Zahl sein, was bedeutet, dass die Kosten das Budget übersteigen oder die Einnahmen die Erwartungen übertroffen haben, oder eine negative Zahl, wenn die Kosten niedriger als erwartet oder die Einnahmen geringer als geplant sind. Manager und Investoren können flexible Budgetvarianzen verwenden, um die Leistung nicht nur des Unternehmens, sondern auch verschiedener Manager zu messen.
Wenn die tatsächliche Leistung eines Unternehmens oder einer Abteilung von der für einen Monat, ein Quartal oder sogar ein Jahr geplanten abweicht, hilft die Messung der flexiblen Budgetabweichung bei der Kostenkontrolle. Der Versuch, die Maßstäbe des statischen Budgets anzuwenden, funktioniert nicht, wenn die erwarteten Kosten oder Erträge abweichen, was eine Bewertung der Rentabilität oder Leistung des Unternehmens unmöglich macht. Ohne eine genaue Methode zur Leistungsmessung kann das Management nicht wissen, ob Korrekturen im Unternehmen oder in den Maßnahmen einer Abteilung erforderlich sind.
Damit eine flexible Budgetabweichung funktioniert, muss ein Unternehmen zunächst über ein statisches oder festes Budget verfügen. Das statische Budget sieht einen bestimmten Betrag an Einnahmen und einen bestimmten Betrag an Ausgaben vor, basierend auf den Vorhersagen des Managements über die Marktbedingungen und die Leistung des Unternehmens. Bei der Betrachtung der Varianz verwenden Manager oder Investoren immer noch dieselben Fixkosten- und Ertragswerte, die im statischen Budget festgelegt wurden. Wenn Kosten- oder Ertragswerte im statischen Budget variabel waren, muss das flexible Budget auch für diese Kosten- oder Ertragswerte variable Zahlen verwenden.
Unterschiede in den tatsächlichen Kosten oder Erträgen eines Unternehmens gegenüber denen, die durch ein statisches Budget prognostiziert wurden, liefern wertvolle Informationen über die Leistung. Beispielsweise könnte ein Unternehmen mehr Geld verdienen, indem es während eines Monats oder Quartals eine höhere Anzahl von Einheiten verkauft, als ursprünglich im statischen Budget erwartet wurde. Die Varianz eines flexiblen Budgets könnte jedoch darauf hinweisen, dass der pro Einheit verdiente Betrag niedriger war als prognostiziert, was möglicherweise dazu führt, dass das Unternehmen durch die höhere Anzahl von Verkäufen weniger Nettoerlöse erzielt.
Die Bewertung der Leistung eines einzelnen Managers anhand einer flexiblen Budgetabweichung funktioniert nur dann gut, wenn die entsprechenden Informationen für die Bewertung verwendet werden. Alle Budgetinformationen, ob aus statischen oder flexiblen Budgets, müssen im Verantwortungsbereich des zu bewertenden Managers liegen. Je höher die Ebene oder Autorität des Managers in einem Unternehmen ist, desto mehr sollten die Gesamtbudgetabweichungen des Unternehmens verwendet werden, um seine Leistung zu messen.