Planung wird in der Regel als ein wesentliches Element des Geschäfts angesehen, und dies gilt insbesondere für die Finanzen eines Unternehmens. Daher warten viele Unternehmer nicht, bis das nächste Geschäftsjahr begonnen hat, sich für die Zukunft zu arrangieren. Stattdessen betrachten sie oft das mögliche Budget für das nächste Jahr, meist mit Hilfe einer Pro-Forma-Gewinn- und Verlustrechnung. Dies gilt in der Regel als unschätzbares Planungsinstrument und wird oft als Teil eines umfassenden Geschäftsplans angefordert.
Die meisten Gewinn- und Verlustrechnungen betrachten das, was bereits geschehen ist, während eine Pro-Forma-Gewinn- und Verlustrechnung in die Zukunft blickt. Nichtsdestotrotz berücksichtigt diese Art von Aussage bei der Bildung die Vergangenheit. In der Regel betrachten Geschäftsinhaber die Leistung des Vorjahres und vergleichen sie mit dem aktuellen Zeitraum, um festzustellen, was das folgende Jahr finanziell bringen könnte. Hilfreich bei der Entwicklung einer solchen Aussage ist auch eine Recherche darüber, was Experten für die relevante Branche im nächsten Jahr vorhersagen.
Um diese Art von Dokument zu erstellen, können Geschäftsinhaber zunächst eine Proforma-Bilanz erstellen. Der erste Schritt sollte darin bestehen, die Höhe des prognostizierten Cashflows, der Verbindlichkeiten und der Vermögenswerte anzunehmen. Diese Art von Aussage ist per Definition voller fundierter Vermutungen, daher werden Schätzungen erwartet. Diese können dann mit den Ist-Daten des aktuellen Jahres verglichen werden. Die Eigentümer werden ermutigt, darüber nachzudenken, wie sich das Einkommen des laufenden Jahres im folgenden Jahr ändern würde, beispielsweise aufgrund von Angebots- und Nachfrageänderungen.
Eine professionelle Pro-Forma-Gewinn- und Verlustrechnung kann erstellt werden, sobald die erforderlichen Informationen gesammelt wurden. Die Kategorien sollten den prognostizierten Verkaufserlös und die Kosten jedes verkauften Produkts oder jeder Dienstleistung umfassen. Weitere wichtige Kategorien sind die erwarteten Ausgaben, die Abschreibung der Ausrüstung und die Steuern. Viele davon neigen dazu, jedes Jahr gleich zu bleiben, daher kann dies einfach sein.
Ein Blick auf die aktuellen und prognostizierten Marktbedingungen sollte Hinweise auf die erwarteten Einnahmen und Ausgaben geben. Am Ende der Schätzungen sollten die Einnahmen addiert und die Ausgaben am Ende abgezogen werden. Die Daten können dann mit den Vorjahren verglichen werden, um unter anderem zu entscheiden, ob mehr Hilfe eingestellt oder Personal reduziert werden soll.
Eigentümer können sich dafür entscheiden, jährlich eine Pro-Forma-Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen, aber einige Experten schlagen vor, jedes Quartal eine neue zu erstellen, um so genau wie möglich zu bleiben. Viele Besitzer können während des Prozesses auf einige Schwierigkeiten stoßen. Daher kann in vielen Fällen ein Buchhalter oder ein ähnlicher Fachmann hinzugezogen werden, um dieses Dokument zu erstellen.