Negatives Working Capital ist eine Situation, in der ein Unternehmen weitergeführt wird, obwohl die vom Unternehmen gehaltenen Verbindlichkeiten die verfügbaren Vermögenswerte des Unternehmens übersteigen. Im Wesentlichen bedeutet dies, dass die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen für die Betriebsperiode höher sind als die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen für die gleiche Periode. Obwohl es für ein Unternehmen nicht ungewöhnlich ist, für kurze Zeit mit negativem Betriebskapital zu arbeiten, verfügen die meisten Unternehmen nicht über die wandelbaren Vermögenswerte, um den Betrieb langfristig aufrechtzuerhalten, es sei denn, die Situation kehrt sich um.
Der einfachste Weg, um festzustellen, ob sich ein Unternehmen derzeit in einem negativen Betriebskapitalzustand befindet, besteht darin, die Kreditorendaten für die zuletzt abgeschlossene Abrechnungsperiode mit den Debitoreninformationen für dieselbe Periode zu vergleichen. Übersteigen die Forderungen die Verbindlichkeiten für diesen Zeitraum, befindet sich das Unternehmen in einer positiven Working-Capital-Situation. Übersteigen die Verbindlichkeiten die Höhe der Forderungen, gilt das Working Capital als negativ.
In vielen Unternehmen gibt es Abrechnungsperioden, in denen eine negative Working-Capital-Situation vorliegt. Im Allgemeinen handelt es sich um kurzfristige Situationen, die eintreten, weil Zahlungen im Zusammenhang mit in früheren Perioden erzielten Umsätzen noch nicht eingegangen und auf die Forderungen gebucht wurden. Gleichzeitig werden die in den Verbindlichkeiten enthaltenen Aufwendungen gebucht und stehen zur Verfügung. Wenn Kunden länger als dreißig Tage brauchen, um ausstehende Rechnungen zu begleichen, erlebt der Lieferant oft einen Monat, in dem ein negatives Working Capital vorhanden ist, und genießt dann im darauffolgenden Monat ein positives Working Capital. Betrachtet man das gesamte Betriebsjahr, schreibt das Unternehmen in der Regel schwarze Zahlen, wobei die Perioden, in denen die Einnahmen die Ausgaben überstiegen, die Monate ausgleichen, in denen die Ausgaben höher waren als die vereinnahmten Einnahmen.
Bei Unternehmen, bei denen das negative Betriebskapital nicht auf eine langsamere Zahlung ausstehender Rechnungen zurückzuführen ist, können Schritte zur Kostensenkung oder anderweitigen Neukonfiguration des Geschäftsmodells erforderlich sein, um das Unternehmen wieder in eine positive Kapitalsituation zu bringen. Zum Beispiel kann das Unternehmen versuchen, die Ausgaben zu senken, indem es die Budgets der Abteilungen überarbeitet oder versucht, niedrigere Preise für Materialien zu erzielen, die bei der Produktion von Waren und Dienstleistungen verwendet werden. Sollten diese Bemühungen nicht erfolgreich sein und die negative Working-Capital-Situation über einen längeren Zeitraum anhalten, ist die Geschäftstätigkeit mit hoher Wahrscheinlichkeit einzustellen. Eine mögliche Ausnahme sind Situationen, in denen das Unternehmen Zugang zu Vermögenswerten hat, die in Bargeld umgewandelt und zur Tilgung eines Teils der ausstehenden Schulden des Unternehmens verwendet werden können, wodurch die Höhe der monatlichen Verbindlichkeiten auf ein Niveau reduziert wird, das den monatlichen Forderungen besser entspricht.