Audits gibt es in allen möglichen Formen. Unabhängig von der Art werden Audits jedoch von unabhängigen Auditmitarbeitern durchgeführt, die Prozesse und Quittungen überprüfen, nach nicht autorisierten Transaktionen suchen und versuchen, Betrug und Fehler zu vermeiden. Die Prüfungsvorbereitung ist der Prozess der Vorbereitung auf eine solche Prüfung und hängt oft mit Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer (CPA) zusammen. Dabei handelt es sich um Prüfungen, die mindestens einmal im Jahr durchgeführt werden, um Investoren, Banken und anderen Interessengruppen zu versichern, dass der Jahresabschluss eines Unternehmens korrekt und ohne wesentliche falsche Angaben oder Fehler dargestellt wird.
Auditoren folgen Auditprogrammen, und die Auditvorbereitung ist in der Regel wiederkehrend, mit ähnlichen Elementen aus früheren Jahren. Unternehmen, die auditiert werden müssen, wie börsennotierte Unternehmen, erhalten in der Regel Prüfungsfragebögen oder Listen, in denen Zeitpläne und andere relevante Informationen angefordert werden, um den Prüfungsprozess und die Vorbereitung zu unterstützen. Diese Zeitpläne werden allgemein als „vom Kunden vorbereitete“ (PBC) Dokumentation bezeichnet.
Mitglieder des Prüfungsteams verwenden PBCs, um Jahresabschlüsse zu analysieren und die Zahlen zu testen. Es geht darum, die Dokumentation aus der Auditvorbereitung zu nutzen, um den Auditprozess schneller und kostengünstiger zu gestalten. Je besser die Dokumentation, desto reibungsloser sollte das Audit ablaufen.
Ein Kreditorenplan ist oft Teil der Prüfungsvorbereitung und enthält eine detaillierte Liste der Schuldner, sowohl langfristig als auch kurzfristig, und wie viel jeder geschuldet wird. Die Summen in der Liste sollten mit dem übereinstimmen, was das Unternehmen in seinem Jahresabschluss darstellt. Wenn ein Unternehmen beispielsweise 1,000 US-Dollar (USD) als Kontokorrentverbindlichkeiten und 5,000 US-Dollar als langfristige Schuldscheindarlehen ausweist, sollten diese genauen Beträge mit den Kreditorenbuchhaltungsplänen übereinstimmen.
Ein weiterer Zeitplan, der häufig zur Prüfungsvorbereitung gehört, ist eine Aufstellung der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Diese Liste zeigt, wer dem Unternehmen schuldet und wie viel es schuldet, ähnlich wie bei der Kreditorenbuchhaltung. Die Idee ist dieselbe: Der Debitorenplan sollte in Summen mit dem Jahresabschluss übereinstimmen.
Bankabstimmungen sind beliebte PBCs und werden oft für den letzten Monat des Geschäftsjahres und den folgenden Monat benötigt. Die Bankabstimmung beschreibt die Differenzen zwischen den Kassenbeständen pro Banken und den Büchern, die das Unternehmen in seinen Jahresabschlüssen für Bargeld auswies. Andere beliebte Elemente in der Prüfungsvorbereitung sind eine Auflistung von Anlagevermögen, Abschreibungen, Investitionsauflistungen und Bankbestätigungsschreiben, in denen Banken Kassen- und Investitionsguthaben bei Wirtschaftsprüfern bestätigen.
Viele Unternehmen, insbesondere Konzerne und größere Firmen, richten Prüfungsausschüsse ein, um die Prüfungsvorbereitung und den Prüfungsablauf zu koordinieren und zu überprüfen. Der Prüfungsausschuss besteht häufig aus Vorstandsmitgliedern, die ein Interesse am finanziellen Wohl des Unternehmens haben. Diese Mitglieder können einen Hintergrund im Finanz- oder Rechnungswesen haben.
Herausforderungen bei der Prüfungsvorbereitung sind Änderungen der Kontonummern aufgrund von Fehlern oder Anpassungen, die nach der Erstellung der PBCs vorgenommen wurden. In diesem Fall müssen auch die Zeitpläne und die Dokumentation geändert werden. Eine weitere Herausforderung bei der Prüfungsvorbereitung besteht darin, alle richtigen Informationen rechtzeitig bereitzustellen. Dieses Problem kann minimiert werden, indem eine Finanzsoftware verwendet wird, die eine gute Berichterstattung bietet und die Notwendigkeit beseitigt, für viele Artikel separate Listen zu erstellen.