Wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen einkauft, erfolgt dies in der Regel über eine Bestellung. Da eine Bestellung eine rechtliche Vereinbarung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer ist, ist es wichtig, dass die Bedingungen der Bestellung klar und genau festgelegt sind, um Meinungsverschiedenheiten zwischen den beiden Parteien zu vermeiden. Allgemeine Bestellbedingungen umfassen Kosten, Beschreibung der Materialien, erwartetes Datum und Frachtverpflichtungen.
Eine der wichtigsten Bestellbedingungen ist der Artikelpreis, der angibt, wie viel der Käufer für die Ware oder Dienstleistung zu zahlen bereit ist. Kann oder will der Empfänger der Bestellung die Kosten auf der Bestellung nicht aufbringen, muss er dies dem Käufer mitteilen. Wenn der Verkäufer mit der Bestellung fortfährt, ist er verpflichtet, das Produkt zu dem in der Bestellung angegebenen Preis an den Käufer zu verkaufen.
Eine gute Bestellung hat eine Materialbeschreibung, die keine Zweifel lässt. Der Aussteller einer Bestellung sollte so genau wie möglich sein, um spätere Verwechslungen zu vermeiden. Erwartete Waren oder Dienstleistungen müssen im Bestelltext so detailliert wie möglich beschrieben werden.
Die Bearbeitungszeit ist eine weitere der Bestellbedingungen. Große Hersteller oder auch kleine Hersteller mit Just-in-Time-Bestand benötigen oft lange Vorlaufzeiten, um einen Auftrag abzuwickeln. Kann ein Verkäufer eine bestimmte Frist nicht einhalten, muss er dies dem Käufer anzeigen und die Bestellung nicht annehmen, es sei denn, die Frist ist verhandelbar.
Freight On Board (FOB) ist eine beliebte Bedingung für Bestellungen. Dies zeigt an, wer die Verantwortung für die Frachtkosten übernimmt und von welchem Standort aus. Wenn ein Käufer in New York City eine LKW-Ladung Teppiche aus San Francisco kauft, können die Bedingungen „FOB New York City“ lauten, was bedeutet, dass der Verkäufer die Fracht bezahlen muss, um nach New York City zu gelangen. Wenn die Bedingungen „FOB San Francisco“ lauten, bedeutet dies, dass der Käufer die Transportkosten trägt. Beim internationalen Versand sind die Frachtkonditionen besonders knifflig, und Käufer und Verkäufer müssen sich darüber im Klaren sein, wer Zoll und Steuern sowie den eigentlichen Frachttransport bezahlt.
Die Standardzahlungsbedingungen in den USA sind „Net 30“, was bedeutet, dass eine Rechnung innerhalb von 30 Tagen bezahlt werden muss. Andere Standardbegriffe sind „Net 15“, „Net 60“, „Net 90“ oder „Fällig nach Erhalt“. Wird eine Bestellung mit Kreditkarte bezahlt, ist in der Regel keine Angabe von Zahlungsbedingungen erforderlich, jedoch sollte geklärt werden, wann die Kreditkarte für die Bestellung verarbeitet wird.
Bestellkonditionen sind meist verhandelbar. Mit einem kleinen Geben und Nehmen sowohl des Käufers als auch des Verkäufers können die Bedingungen einer Bestellung geändert werden, um beide Parteien zu besänftigen. Einige Bestellbedingungen sind nicht verhandelbar, und der Käufer oder Verkäufer sollte dies zu Beginn der Verhandlung angeben.