Bei der Vertragsgestaltung wenden sich viele Privatpersonen und Unternehmen an einen Anwalt. Obwohl es immer ratsam ist, einen Vertrag vor der Unterzeichnung von einem Anwalt beraten oder überprüfen zu lassen, kann man viel Geld an Anwaltskosten sparen, indem man einen Basisvertrag ohne die Hilfe eines Anwalts schreibt. Zu den besten Tipps für die Vertragsgestaltung gehören das Schreiben in einfacher Sprache, die Verwendung oder Grundlage des Vertrags auf einem allgemeinen Vertragsformular, die klare und vollständige Identifizierung aller beteiligten Parteien, das Antizipieren und Berücksichtigen potenzieller Probleme und die Überprüfung durch einen Anwalt, bevor es abgeschlossen wird unterzeichnet.
Erstens – und vielleicht am wichtigsten – sollte man vermeiden, viel verwirrende Juristensprache zu verwenden. Sofern es sich bei der Vertragserstellung nicht um einen Rechtsanwalt handelt, der für einen anderen Rechtsanwalt schreibt, ist es am besten, den Vertrag in einer für den durchschnittlichen Laien verständlichen Sprache abzufassen. Je einfacher ein Vertrag zu verstehen ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass er später Gegenstand komplexer Rechtsstreitigkeiten wird.
Ein allgemeines Vertragsformular kann abgerufen und als Ausgangspunkt für die Vertragsgestaltung verwendet werden. Wenn beispielsweise ein Mietvertrag erstellt werden muss, stehen online viele kostenlose Musterformulare für Vermieter/Mieterverträge zur Verfügung. Der Wortlaut kann je nach Situation geändert und spezifische Klauseln hinzugefügt werden.
Die rechtlichen Namen aller beteiligten Parteien sollten im ersten Absatz deutlich angegeben werden. Personen sollten durch ihren vollständigen Vor- und Nachnamen, die mittleren Initialen und alle anderen möglicherweise zutreffenden Präfixe oder Suffixe identifiziert werden. Unternehmen sollten mit ihrem vollständigen Firmennamen korrekt als solche identifiziert werden. Wenn der Vertragsschreiber sich über den rechtlichen Namen einer Gesellschaft nicht sicher ist, sollte er oder sie die öffentlichen Aufzeichnungen in der Gerichtsbarkeit überprüfen, in der die Gesellschaft gegründet wurde.
Bei der Vertragsgestaltung sollte man mit Listen vorsichtig sein. Wenn einer Liste das Wort „einschließlich“ vorangestellt ist, ist es eine gute Idee, den Satz „aber nicht beschränkt auf“ hinzuzufügen. Sofern die Liste nicht allumfassend ist, könnte eine Person, die den Vertrag unterschreibt, später vor Gericht landen und erklären, warum ein bestimmter strittiger Punkt nicht in dieser Liste enthalten war.
Es ist immer eine kluge Idee, mögliche Probleme und „Was-wäre-wenn“-Szenarien zu antizipieren, die sich später entwickeln könnten. Eine schriftliche Vereinbarung sollte sie ansprechen, nur für den Fall, dass eine solche Situation tatsächlich eintritt. Während des Brainstormings sollte man einen Notizblock griffbereit haben, um Ideen für Klauseln und Probleme zu notieren, die bei der Vertragsgestaltung angesprochen werden müssen, damit sie nicht vergessen werden.
Der Vertrag wird wahrscheinlich mehrere Entwürfe und Überarbeitungen durchlaufen, bevor die endgültige Vereinbarung unterzeichnet wird. Um Verwechslungen zu vermeiden, sollte jeder Entwurf oben auf der ersten Seite datiert und nummeriert werden. Es wird auch empfohlen, auf jeder Seite das Wort „ENTWURF“ zu schreiben oder zu stempeln, um zu verhindern, dass versehentlich der falsche Entwurf unterschrieben wird. Wenn die Entwürfe auf einem Computer gespeichert werden, sollte jede Version unter einem anderen Dateinamen gespeichert werden, wobei jeder nachfolgenden Version eine steigende Nummer zugewiesen wird. Ein erster Entwurf könnte beispielsweise „Entwurf1“ heißen, gefolgt von „Entwurf2“, „Entwurf3“ und so weiter.
Alle Seiten der endgültigen Vereinbarung sollten auf demselben Material und derselben Papierqualität gedruckt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass später keine Rückfragen zu eventuell neu hinzukommenden Seiten nach der Unterzeichnung des ursprünglichen Vertrages aufkommen. Jede Partei sollte auch jede Seite des Vertrages mit Initialen versehen, um Behauptungen zu vermeiden, dass Seiten ersetzt wurden. Als letzter Tipp wird der Originalvertrag von allen angefertigten Fotokopien unterschieden, wenn alle Parteien die Vereinbarung mit blauer Tinte unterzeichnen.