Beim Verfassen eines Leistungsbewertungsschreibens sollte jemand den Zweck des Schreibens in einem größeren Kontext betrachten und nützliche und aussagekräftige Informationen für die bewertete Person bereitstellen. Es gibt eine Reihe von Ansätzen, die zur Bewertung der Leistung einer Person verwendet werden können, einschließlich quantitativer und qualitativer Methoden, obwohl eine Bewertung, die beide einbezieht, normalerweise am effektivsten ist. Auch die Personen, die Gegenstand eines Leistungsbewertungsschreibens sind, wie beispielsweise Mitarbeiter in einem Unternehmen, sollten die Folgen einer schlechten Bewertung oder die Belohnungen für eine hervorragende Bewertung, wie z.
Der Zweck eines Leistungsbewertungsschreibens sollte sich auf die tatsächliche Erstellung dieses Schreibens auswirken. Jemand, der beispielsweise einen Brief schreibt, um die Leistung eines Mitarbeiters jährlich zu bewerten, sollte unbedingt Informationen enthalten, die für die bewertete Person als fortlaufender Mitarbeiter hilfreich sind. Ein als Empfehlungsschreiben verfasstes Leistungsbewertungsschreiben hingegen soll typischerweise nicht dazu dienen, die Verbesserung eines Mitarbeiters zu fördern, sondern seine Stärken und Schwächen hervorzuheben. Ein Verständnis dieses Hauptzwecks des Briefes kann die Person, die ihn schreibt, leiten.
Sobald jemand, der einen Brief zur Leistungsbewertung schreibt, den Zweck verstanden hat, sollte er oder sie die bestmögliche Bewertungsmethode wählen. In manchen Situationen sollte eine quantitative Auswertung erwogen werden, die sich mit bestimmten Zahlen, wie zum Beispiel Verkaufszahlen oder Zeitaufwand für ein Projekt beschäftigt. Nicht alle Berufe können jedoch quantitativ analysiert werden, und daher ist ein qualitatives Leistungsbewertungsschreiben, das Beobachtungen und die Ansichten anderer behandelt, um die Stärken und Schwächen einer Person zu berücksichtigen, vorzuziehen. Jede dieser Methoden hat jedoch inhärente Schwächen, und daher ziehen es viele Evaluatoren vor, beide zusammen für eine effektivere Evaluierung zu verwenden.
Wenn jemand einen Brief zur Leistungsbewertung schreibt, sollte er oder sie auch sicherstellen, dass die Person der Bewertung die Bedeutung des Prozesses versteht. Wenn Mitarbeiter in einem Unternehmen typischerweise aufgrund der Ergebnisse einer solchen Bewertung förderungswürdig sind, sollten sie dies verstehen. Der Zweck eines Leistungsbewertungsschreibens besteht nicht darin, Mitarbeiter oder andere mit einer Analyse ihrer Arbeit zu überraschen, sondern ihnen nützliches und aussagekräftiges Feedback zu ihrer Leistung zu geben. Unfaire Bewertungen oder Beförderungspraktiken können zu Unzufriedenheit der Mitarbeiter, zum Verlust von Mitarbeitern und sogar zu Gerichtsverfahren führen; Ein Evaluator sollte darauf achten, dass Methoden verwendet werden, die eine faire und unparteiische Analyse der Fähigkeiten ermöglichen, kombiniert mit einer klaren Kommunikation, die den Mitarbeitern hilft, zu verstehen, was von ihnen erwartet wird.