Die Verbesserung von Geschäftsprozessen hängt von Verständnis, Kommunikation und ständigen Aktualisierungen und Innovationen ab. Ein Geschäftsprozess ist eine Praxis, bei der verschiedene Eingaben zusammenwirken, um eine Ausgabe zu erzeugen. Ein Prozess kann also alles sein, von der Erbringung einer Dienstleistung bis hin zur Verarbeitung der Gehaltsabrechnung. Das Erstellen von Geschäftsprozesskarten, die Förderung der abteilungsübergreifenden Kommunikation und der Einsatz von Technologie zur Bereitstellung von Aktualisierungen des Prozessstatus sind Möglichkeiten, um Geschäftsprozesse potenziell zu verbessern.
Als Makrobeispiel für die Verbesserung von Geschäftsprozessen stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das hohe Mitarbeiterfluktuationen senken möchte. Der Prozess, der verbessert werden muss, ist daher das erste Jahr der Mitarbeitererfahrung. Der Manager möchte diese Zahl senken und die Loyalität zum Unternehmen erhöhen. Dazu muss er das Problem verstehen, die Kommunikation fördern und über den Prozessstatus auf dem Laufenden bleiben.
In einem Geschäftsprozess ist es wichtig, das Problem zu verstehen und nicht nur die Symptome zu beheben. Die besten Entscheidungen sind im Allgemeinen gut informierte, und dies gilt auch für die Verbesserung von Geschäftsprozessen. Der Manager, der daran arbeitet, die Mitarbeiterfluktuation durch die Behebung der Symptome zu verringern, könnte den Mitarbeitern höhere Vergütungspakete als Anreiz bieten. Nach sechs Monaten stellt dieser Manager möglicherweise fest, dass sich die Zahlen nicht wesentlich verbessert haben und dass er Zeit und Geld damit verschwendet hat, diese Strategie umzusetzen, ohne die wahre Natur des Problems zu verstehen.
Bei der Verbesserung von Geschäftsprozessen ist Kommunikation der Schlüssel und sollte offen und gefördert werden, insbesondere in abteilungsübergreifenden Prozessen. Durch eine offene Kommunikation kann der Manager beispielsweise neue Mitarbeiter und neu eingestellte Manager fragen, was ihrer Meinung nach eine solche hohe Fluktuation verursacht. Der Manager erhält möglicherweise Informationen, die darauf hinweisen, dass neue Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie nicht wertvoll sind, oder dass sich ihre Manager genug auf Schulungen konzentriert haben.
Offenhalten der Kommunikationswege kann hilfreich sein, um innovative Lösungen für das Problem zu finden. Brainstorming-Sitzungen könnten darauf hindeuten, dass mit neuen Mitarbeitern mehr Schulungen und persönliche Bewertungen geplant werden sollten. Die Umsetzung solcher Änderungen kann die Mitarbeiterbindung erhöhen und zu weniger Fluktuation führen, wodurch der Geschäftsprozess verbessert wird.
Das Verständnis des Problems kann Verbesserungsstrategien effektiver machen, aber Prozessverbesserung ist ein kontinuierlicher Prozess. Effektive Prozessmanager prüfen und innovieren, auch nachdem das Problem gelöst ist. Die Fortsetzung der Lösungen im Beispiel – Durchführung einer Umfrage bei neuen Mitarbeitern und Stellen von Fragen, um Bedenken oder Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln – kann dazu beitragen, den Manager über potenzielle Probleme auf dem Laufenden zu halten, sodass er frühzeitig Lösungen finden kann.
Das Mapping von Geschäftsprozessen kann auch eine Möglichkeit bieten, Prozesse besser zu verstehen und gleichzeitig die Kommunikation zu verbessern. Prozesslandkarten bieten visuelle Schritt-für-Schritt-Darstellungen von Geschäftsprozessen, um das Prozessmanagement zu rationalisieren. Visuelle Darstellungen erleichtern die Konzeptualisierung von Prozessen und das Auffinden von Verbesserungspotenzial. Teams, die die Prozesslandkarten erstellen, kommen im Allgemeinen aus verschiedenen Phasen des Prozesses und können wichtige Informationen aus verschiedenen Perspektiven bereitstellen, um bei der Verbesserung zu helfen.
Technologie kann bei entsprechender Auswahl und Wartung auch das Geschäftsprozessmanagement verbessern. Die Automatisierung von untergeordneten oder administrativen Aufgaben kann beispielsweise Informationen effizient speichern, menschliche Fehler verringern und die Effizienz verbessern. Automatisierte Managementsysteme können auch dazu beitragen, die Kontrolle über Prozesse zu verbessern und die Transparenz der Abläufe zu erhöhen.