Die Erstattungsabrechnung ist ein Verfahren zur Einreichung eines Antrags, bei dem der Antragsteller eine finanzielle Entschädigung für die von ihm gezahlten Aufwendungen erhält. Die Erstattung wurde traditionell von der Finanzabteilung eines Unternehmens abgewickelt, aber mit zunehmendem Arbeitsvolumen änderte sich die Abwicklung. Eine Verbesserung wurde im Laufe der Zeit durch die Übertragung der Aufgabe an die Kostenerstattungsdienste, einen spezialisierten Zweig mit hochqualifizierten Personen, herbeigeführt. Für einen solchen Service ist es zwingend erforderlich, die verschiedenen Verfahren und rechtlichen Anforderungen der Erstattungsabrechnung zu kennen, so dass er als unabhängige Einheit unabhängig von der Finanzabteilung oder sogar vom Unternehmen selbst fungieren kann.
Der Prozess der Erstattungsabrechnung wird in Gang gesetzt, wenn der Antragsteller ein Formular einreicht, das eine Entschädigung beantragt. Dieser Anspruch muss dem Format entsprechen, das vom Unternehmen und von Regierungsbehörden anerkannt und genehmigt wird, um als legal zu gelten. Zusätzliche Anforderungen bei der Einreichung eines Anspruchs sind eine ordnungsgemäße Dokumentation und die Richtigkeit der Informationen. Um eine zügige Erstattung der Mittel zu gewährleisten, werden in der Regel zunächst alle im Gesetzentwurf genannten Ausgaben in universelle Erstattungscodes umgewandelt, um die Interpretation zu erleichtern.
Bei Erstattungsabrechnungen im medizinischen Bereich erfolgt dies durch eine spezialisierte Agentur, die als medizinische Erstattungstechniker bezeichnet wird. Das Berufsbild einer solchen Person beinhaltet die Prüfung aller versicherungsrelevanten Aspekte des Schadenfalls wie Anmeldung, Prüfung und Bewilligung. Andere verwandte Funktionen umfassen Aktivitäten wie Terminplanung, Codierung, Fakturierung und Abgleich von Beträgen während des Inkassos. Anträge auf Erstattungsabrechnung werden in der Regel von den Versicherungsunternehmen gestellt und können online, per Post oder sogar per Fax erfolgen. Alternativ haben Unternehmen auch die Möglichkeit, die Dienste eines freiberuflichen medizinischen Abrechnungsspezialisten in Anspruch zu nehmen.
Eine der wichtigsten Facetten der Erstattungsabrechnung ist die Nachverfolgung von Schuldnern, da nur so verhindert werden kann, dass eine Forderung in Verzug oder uneinbringlich wird. Bei der Erstellung von Ansprüchen ist es in der Regel üblich, größeren Ansprüchen den Vorzug zu geben und sie einer Bestätigungsprüfung zu unterziehen, um Schreibfehler und andere Arten von schlecht transkribierten Informationen identifizieren zu können. Dementsprechend können Eingaben, die nach der Berichtigung von Irrtümern gemacht werden, oft viel schwieriger einzuziehen sein, insbesondere wenn die örtliche Verjährungsfrist für das Recht auf Zivilklage abgelaufen ist. Während des gesamten Prozesses der Erstattungsabrechnung gibt es ständige Hindernisse, die Agenten überwinden müssen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen diese Art von Problemen nicht hat.