Einfache Ledger werden in Unternehmen verwendet, um Geldzu- und -abflüsse zu verfolgen und zu dokumentieren. Hauptbücher trennen Aktiv- und Passivsalden in Sollen und Haben. Nebenbücher beschreiben die Transaktionen, die sich direkt auf einen Kontostand auswirken, z. B. Debitoren. Ledger werden manchmal als T-Konten bezeichnet, da alle Transaktionen, die sich auf Sollsalden auswirken, die Transaktionen, die sich auf Habensalden auswirken, ausgleichen oder gleich sein müssen.
Buchhalter und Buchhalter dokumentieren die Ausgaben eines Unternehmens und die Zahlungen, die es durch eine Reihe von Journaleinträgen erhält. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Inventar auf Kredit kauft, wird eine Belastung in Höhe des Inventarkaufs vorgenommen. Eine entsprechende Gutschrift erfolgt über den gleichen Betrag, der einen Saldo auf einer Rechnung oder einem Kreditrahmen anzeigt. Diese Beträge werden schließlich verwendet, um den Endsaldo eines Kontos zu berechnen, der dann in eine der Arten von einfachen Ledgern übertragen werden kann.
Der Begriff T-Konto wird verwendet, um den Vorgang der Sortierung von Soll- und Habentransaktionen zu beschreiben. Der Name leitet sich von der Darstellung der Transaktionen ab: Auf dem Papier wird eine Linie gezeichnet, die dem Buchstaben „t“ ähnelt, wobei rechts Soll- und links Gutschrift vermerkt sind. Jede Transaktion enthält sowohl eine Belastung als auch eine Gutschrift an ein Nebenbuch. Beispielsweise würde eine Zahlung auf einer Rechnung zu einer Belastung oder Minderung auf dem Geldkonto und einer Gutschrift oder Erhöhung auf dem Kreditorenkonto führen.
Für Gruppen von Transaktionen, die miteinander in Beziehung stehen, wird ein Nebenbuch erstellt. Nebenbücher sind eine Möglichkeit, den Jahresabschluss eines Unternehmens zu vereinfachen. Sie spiegeln wider, ob sich der Saldo eines Kontos während eines Abrechnungszeitraums erhöht oder verringert hat, der normalerweise drei Monate, sechs Monate oder ein Jahr umfassen kann. Im Fall von Forderungen kann der Saldo beispielsweise widerspiegeln, ob ein Unternehmen Probleme hat, die geschuldeten Beträge für bereits verkaufte Lagerbestände einzuziehen.
Die Endsalden der Nebenbücher werden in die Hauptbücher übertragen. Diese Arten von einfachen Ledgern sind eine Zusammenfassung der Herkunft der gesamten Soll- und Habensalden eines Unternehmens. Das Hauptbuch macht keine Angaben zu den Kontoständen. Das Konto „Verkauf“ wird beispielsweise als einzelner Saldo aufgeführt und ist die Summe aller Verkäufe, die das Unternehmen für diesen Abrechnungszeitraum generiert hat.
Hauptbücher werden auch als „letzter Eintrag“ bezeichnet. Die einfachen Ledger enthalten die Werte, die verwendet werden, um die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und die Kapitalflussrechnung eines Unternehmens zu erstellen. Eine sorgfältige Buchführung in einfachen Hauptbüchern kann besonders hilfreich sein, wenn es darum geht, eine Bilanz zu erstellen, da das Vermögen eines Unternehmens seinen Verbindlichkeiten plus seinem Eigenkapital entsprechen muss.
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