Managed Services ist ein Begriff, der verwendet wird, um verschiedene Arten von Geschäftsaufgaben zu beschreiben, die an verschiedene Anbieter ausgelagert werden können, was es einem Unternehmen ermöglicht, Geld und Ressourcen, die normalerweise verwendet würden, um dieselben Aufgaben intern zu verwalten, für andere Zwecke umzuleiten. Unter besten Bedingungen helfen Managed Services Unternehmen dabei, ihre Profitabilität zu steigern und gleichzeitig wesentliche Aufgaben erfolgreich zu bewältigen. Es gibt drei Hauptbereiche, in denen Managed Services besonders hilfreich sein können: Finanzen, Technologie und Kundenbetreuung.
Das Outsourcing von Finanzaufgaben ist leicht eines der häufigsten Beispiele für Managed Services. In diesem Szenario schließt ein Kunde einen Vertrag mit einem Dienstleister ab, der Aufgaben wie die Verwaltung der Gehaltsabrechnung des Unternehmens, das Erstellen und Versenden von Rechnungen und sogar die Zahlungsabwicklung übernimmt. Auf diese Weise kann das Unternehmen seine finanziellen Angelegenheiten mit weniger Mitarbeitern verwalten und viel Geld in Bezug auf Gehälter und Sozialleistungen sparen. Gleichzeitig werden die Gehaltsabrechnungs- und andere Dienste mit Änderungen der behördlichen Vorschriften Schritt gehalten, die sich auf die Steuererklärungen des Unternehmens auswirken könnten, wodurch das Potenzial für Buchhaltungsprobleme minimiert wird, die zu Prüfungen und möglicherweise Strafen führen.
Technologie-Outsourcing ist eine immer beliebter werdende Form von Managed Services. Kleine Unternehmen können unabhängige Dienste zur Wartung ihrer internen Netzwerke beauftragen, indem sie Probleme mit Servern und Workstations beheben, neue Hardware und Software in den Netzwerken finden und implementieren und im Allgemeinen alle Aktivitäten in den Netzwerken des Kunden überwachen und verwalten. Viele Anbieter übernehmen gegen eine monatliche Gebühr Routineaufgaben und führen gegen eine zusätzliche Gebühr auch andere Aufgaben wie eine Netzwerkmigration durch.
Der Kundenservice ist ein weiteres Beispiel für Managed-Services-Support, den Unternehmen nutzen können, um Personal einzuschränken, aber dennoch auf Kundenbedürfnisse eingehen zu können. Dieser Ansatz beinhaltet das Outsourcing der Kundenbetreuungskomponente des Unternehmens, um den Kunden Ansprechpartner zu bieten, die Fragen zu Servicefragen und -anliegen beantworten können. Dienstleister, die Kundenservice-Lösungen anbieten, bieten auch Unterstützung bei der Inanspruchnahme von technischem Support, dem Erhalt von Informationen zu bestimmten Produkten des Unternehmens, der Einrichtung eines neuen Kontos oder der Änderung eines Girokontos.
Während der Einsatz von Managed Services erhebliches Einsparpotenzial bietet, kann die Wahl der falschen Anbieter den Fortschritt eines Unternehmens ernsthaft lähmen. Beispielsweise kann ein technischer Support-Anbieter, der bei Systemausfällen nicht reagiert, die Fähigkeit, Bestellungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten oder interne Aufgaben zu verwalten, die das Unternehmen letztendlich viel Geld und Zeit kosten, negativ beeinflussen. In ähnlicher Weise könnte ein ineffektiver Kundendienstanbieter Beziehungen zu bestehenden Kunden so weit schädigen, dass diese Beziehungen unterbrochen werden und nicht mehr repariert werden können.