Business Processing Outsourcing (BPO) ist in der Regel eine Option für Unternehmen, bestimmte Aktivitäten aus ihrem Betrieb zu entfernen. Ein Hauptgrund für BPO ist die Kostensenkung und der Versuch, Skaleneffekte zu erzielen. Viele Faktoren können sich jedoch auf die Kosten von BPO auswirken, darunter die Verfügbarkeit und Qualifikation von Arbeitskräften, behördliche Vorschriften, vertragliche Verpflichtungen und andere Aspekte.
Arbeitskosten sind oft einer der Hauptgründe, warum ein Unternehmen BPO betreibt. Daher ist der Hauptfaktor, der die Kosten von BPO beeinflusst, die Arbeit. Beispielsweise könnte ein Unternehmen seinen Kundenservice ins Ausland auslagern. Das ausgewählte Land wird höchstwahrscheinlich ein Land mit extrem niedrigen Arbeitskosten sein, insbesondere für ungelernte Arbeitskräfte. Verlagerungen bei den Arbeitskosten werden die erhaltenen BPO-Dienstleistungen mit steigenden Gesamtkosten weniger attraktiv machen.
Ein weiterer Faktor, der sich auf die Kosten von BPO auswirkt, sind staatliche Vorschriften. Unternehmen in einem stark regulierten Land sind oft mit hohen Steuern, Befolgungskosten zur Einhaltung von Regulierungsstandards und Arbeitsvorschriften oder Gebühren von Regierungen konfrontiert. Diese Unternehmen suchen in der Regel nach anderen Standorten, an die sie einige Geschäftsaktivitäten übertragen können. In anderen Fällen ist die Auslagerung von Dienstleistungen an ein anderes Unternehmen eine Option. Das Ziel ist es in der Regel, die niedrigsten Kosten zu finden, die mit staatlichen Vorschriften und BPO verbunden sind.
Die meisten BPO-Dienste und -Unternehmen haben Verträge, die die Art und die Kosten der Aktivitäten vorschreiben. Verträge können eine Reihe von Faktoren enthalten, die die Basiskosten beim Outsourcing von Geschäftsprozessen verändern. Beispielsweise kann ein Unternehmen eine Pauschalgebühr für die einfache Nutzung des BPO-Dienstes zahlen. Für die Anzahl der Minuten, die jeder Kundendienstmitarbeiter am Telefon verbringt, kann eine zweite Gebühr anfallen. Diese und andere Faktoren werden die Gesamtkosten für das Outsourcing von Geschäftsprozessen verändern.
Viele Unternehmen führen eine grundlegende Kosten-Nutzen-Analyse durch, um die Faktoren zu bestimmen, die die Kosten von BPO beeinflussen. Diese Liste vergleicht die Kosten für die interne Durchführung der Aktivität mit der Auslagerung der Aktivitäten an ein anderes Unternehmen. Diese Liste ist in der Regel umfassend und enthält alle wichtigen und kleineren Faktoren, die den Prozess beeinflussen. Die Option mit den niedrigsten Gesamtkosten – entweder intern oder extern – ist in der Regel die ergriffene Maßnahme. Diese Analyse könnte auch eine Überprüfung sein, um Unternehmen zu versichern, dass BPO-Dienste noch finanziell tragfähig sind.