Technologie im Personalmanagement (HR) ist eine weitere Anwendung von Unternehmen, die Hard- und Software verwenden, um menschliche Aktivitäten zu unterstützen. Unternehmen nutzen alle Arten von Technologien im Personalmanagement. Einige unterschiedliche Rollen für die Technologie können die Einstellung und Auswahl von Mitarbeitern für Vorstellungsgespräche, die Verwaltung von Mitarbeiterunterlagen oder Sozialleistungen und die Sicherung sensibler Mitarbeiterakten sein. Hierfür stehen viele verschiedene Arten von Hard- oder Software zur Verfügung. Unternehmen können je nach Bedarf entweder ein externes Softwarepaket verwenden oder ein eigenes erstellen.
Viele Unternehmen nutzen mittlerweile internetbasierte Mitarbeiteranwendungen oder andere Technologien im Personalmanagement, um neue Mitarbeiter zu finden. Ein wesentlicher Vorteil für Online-Bewerbungen ist die Existenz von Knockout-Fragen. Diese Fragen verhindern, dass unqualifizierte Personen zu weit durch den Bewerbungsprozess für Mitarbeiter kommen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise ein bestimmtes Bildungsniveau wünscht, kann auf den Bewerbungen der Mitarbeiter eine Antwort auf den erworbenen Hochschulabschluss erscheinen. Wer die Frage mit „Nein“ beantwortet, wird nicht in die Liste der möglichen Vorstellungsgespräche für eine offene Stelle eines Unternehmens aufgenommen.
Der Papierkram für neue und bestehende Mitarbeiter ist oft ein zeitaufwändiger Prozess. Technologie im Personalmanagement ermöglicht es einem Unternehmen, neue Wege zu finden, um den Papierkram in Bezug auf die Einstellung von Mitarbeitern und Leistungen zu handhaben. Beispielsweise müssen alle neuen Mitarbeiter möglicherweise Unterlagen für medizinische, zahnärztliche, pensionsbezogene oder andere Leistungen ausfüllen. Die Verwendung eines Online-Einschreibungssystems ist üblich und vorteilhaft. Ein Unternehmen kann ein Intranet erstellen, auf das alle Mitarbeiter zugreifen können, um Dokumente auszufüllen, aktuelle Leistungen zu überprüfen oder andere Aufgaben im Zusammenhang mit bestimmten Leistungen zu erledigen.
Unternehmen müssen über sichere Umgebungen für die Speicherung von Mitarbeiterdokumenten verfügen. Während in der Regel alle Unternehmen für diesen Zweck spezielle Lagerräume haben, kann auch Technologie im Personalmanagement von Vorteil sein. Hier ermöglichen verschlüsselte Tabellenkalkulationen oder andere Softwarepakete Unternehmen, den Zugriff auf Gehaltsabrechnungen oder andere sensible Dokumente einzuschränken. Die Nutzung externer Gehaltsabrechnungsdienste kann dazu führen, dass ein Unternehmen eine externe Website für die Übertragung sensibler Dokumente verwendet. Technologie hilft einem Unternehmen oft, den Diebstahl von Gehaltsabrechnungsdokumenten durch umfassende Übertragungsmethoden zu verhindern.
Die Technologie der Personalmethoden ist nicht ohne Nachteile. Die Umstellung traditioneller Tätigkeiten von einem manuellen auf einen technologischen Prozess kann zeitaufwändig und teuer sein. Darüber hinaus ist die Möglichkeit des Ausfalls von Hardware oder Software ebenfalls ein Problem, das ein Unternehmen möglicherweise berücksichtigen muss. Es ist ein Muss, auf alle technologischen Probleme vorbereitet zu sein, da ein nicht ordnungsgemäßer Umgang mit Mitarbeiterdaten zu hohen Geldstrafen oder Strafen führen kann.