Die Durchführung eines Bestandsaudits ist insbesondere in großen Einzelhandelsgeschäften und Lagerhäusern ein langwieriger Prozess, aber kein schwieriger Vorgang. Der Prüfer beginnt mit einem Blick auf vergangene Bestandszählungsaufzeichnungen, damit er oder sie weiß, wie viel Bestand sich im Geschäft oder Lager befinden sollte. Danach prüft der Auditor alle Dokumente, die den Gesamtbestand beeinträchtigen. Der Prüfer besucht dann das Geschäft oder Lager und führt die Bestandsprüfung mit einem Handgerät durch, das das Produkt überprüft und zählt. Abgesehen von der Bestandszählung überprüft der Prüfer auch die Preise, um sicherzustellen, dass kein Produkt zu einem ungenauen Preis verkauft wird.
Lager und Geschäfte führen Aufzeichnungen über alle Produktbewegungen. Diese Aufzeichnungen geben an, wie viel Produkt gekauft wurde, wann es geliefert wurde und wie viel verkauft wurde. Um zu wissen, wie viel Produkt sich im Geschäft oder Lager befinden sollte, und um die Bestellpraxis des Betriebs zu verstehen, wird der Bestandsprüfer die Dokumente der letzten Monate, vielleicht des letzten Jahres, durchsehen, bevor er die Prüfung durchführt. Dies hilft dem Prüfer, auf verdächtige Bestellpraktiken zu achten und die Bestelltrends des Geschäfts oder Lagers zu verstehen.
Zusammen mit der Bestellung gibt es in der Regel Dokumente, die nicht verkaufsbezogene Bestandsminderungen detailliert beschreiben. Diese Dokumente zählen die Anzahl der Diebstähle, fehlerhafter Produkte, Rücksendungen, die nicht wieder ins Regal gelegt werden können, und alles andere, was einen Artikel unverkäuflich oder aus dem Geschäft verlässt. Um eine Bestandsprüfung korrekt durchführen zu können, muss der Prüfer diese Informationen kennen, damit er die richtige Produktmenge im Geschäft oder Lager kennt.
Die eigentliche Bestandsprüfung findet statt, wenn der Prüfer physisch zum Geschäft oder Lager geht und jedes Produkt prüft, oft mit einem Handscanner. Jedes Produkt oder jeder Karton wird gescannt, der Scanner erfasst den Strichcode des Produkts und verfolgt die Nummer dieses bestimmten Artikels im Geschäft. Diese Nummer wird mit den Bestell- und Verkaufsbelegen verglichen, um sicherzustellen, dass das Geschäft die richtige Menge an Produkten hat. Wenn nicht genügend Produkte vorhanden sind, muss der Auditor in der Regel untersuchen, was das Ungleichgewicht verursacht hat.
Neben der Anzahl der Produkte prüft das Bestandsaudit auch die korrekte Preisgestaltung. Der Handheld-Scanner gibt normalerweise den korrekten Preis des Artikels an, und der Prüfer kann das Etikett des Artikels überprüfen, um sicherzustellen, dass nichts zu hoch oder zu niedrig verkauft wird. Dies hilft der Ladenkette, den Verkauf zu koordinieren und stellt sicher, dass das Geschäft als Ganzes optimale Gewinne erzielt.