Unternehmen wird empfohlen, allen Bewerbern, die sie nicht einstellen, ein Ablehnungsschreiben zu schreiben. Ziel des Schreibens ist es, den Antragsteller über die Umstände zu informieren, Wertschätzung zu zeigen und eine gute Beziehung zum Antragsteller zu pflegen. Das Ablehnungsschreiben des Bewerbers muss mindestens enthalten:
Eine Aussage, der Bewerber habe den Job nicht bekommen.
Ein Ausdruck der Wertschätzung für die Bewerbung und eventuelle Vorstellungsgespräche.
Dem Bewerber die besten Wünsche für seine weitere Arbeitssuche oder berufliche Entwicklung.
Briefe können auch eine Ermutigung zur erneuten Bewerbung, eine Aufforderung zur Bewerbung auf eine andere aktuelle Stelle und persönliche Angaben zu den Dingen enthalten, die die Interviewer an dem Bewerber schätzen.
Die meisten Briefe sind in einem formellen Geschäftsstil geschrieben. In den ersten ein bis zwei Sätzen wird dem Bewerber mitgeteilt, dass jemand anders eingestellt wurde, und dies auch vage begründen. „Aufgrund der hohen Zahl qualifizierter Bewerber können wir Ihnen derzeit leider eine Stelle anbieten“, oder eine Abwandlung dieses Satzes genügt.
Die nächsten Sätze sollen dem Bewerber dafür danken, dass er sich dem Bewerbungs-/Interview-Verfahren unterzogen hat. Sie können auch persönlich geleitet werden, damit sich das Unternehmen für das Kennenlernen des Bewerbers bedankt. Ein Satz wie: „Wir haben uns sehr gefreut, Sie kennenzulernen und Ihre Ideen zu hören, wie Sie in unser Unternehmen passen würden“, ist angemessen, wenn dies der Fall ist. Viele Wirtschaftsexperten sind der Meinung, dass die Aussage in diesem Teil des Ablehnungsschreibens des Bewerbers leicht personalisiert sein sollte und eine gewisse Wertschätzung für ein tatsächliches Ereignis während des Vorstellungsgesprächs zum Ausdruck bringen sollte, um die Ablehnung zu mildern und sie persönlich und schmeichelhaft zu machen.
Das letzte wesentliche Detail ist ein Wunsch für den zukünftigen Erfolg des Bewerbers. Dies kann mit einer einfachen Aussage ausgedrückt werden wie: „Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg in Ihrem Beruf (Arbeitsplatzsuche, Karriere, etc.).“ Das Ablehnungsschreiben des Bewerbers sollte dann mit einer förmlichen Unterschrift abgeschlossen werden.
Zwischen Wertschätzung und Erfolgswunsch könnten Briefe Einladungen enthalten, sich auf andere aktuelle Stellen oder künftige Stellen zu bewerben. Diese Einladungen sind ein Grund, alle Briefe zu personalisieren und kein Formular zu versenden. Einige Unternehmen begrüßen es nicht, wenn sich Bewerber bei schlechten oder ungünstigen Vorstellungsgesprächen erneut bewerben, aber vielleicht haben sie einige Kandidaten sehr gemocht und konnten ihnen keine Arbeit anbieten. Es wird empfohlen, wenn eine zweite Stelle offen ist, sollte der Arbeitgeber dies nicht nur in einem Brief, sondern auch in einem Telefonat sagen.
Unternehmen sollten potenzielle Fallstricke vermeiden, wenn sie ein Ablehnungsschreiben für einen Bewerber schreiben. Sie sollten weder die eingestellte(n) Person(en) noch die besonderen Eigenschaften kommentieren, die diese Person zu einer besseren Wahl gemacht haben. Darin liegt das Potenzial für Klagen wegen unlauterer Einstellungspraktiken. Auch die Leistung des Bewerbers negativ zu kommentieren ist nicht ratsam. Erinnern Sie sich an das nahe Ziel; informieren, danken, alles Gute wünschen und einen guten Eindruck hinterlassen.
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