Bewerten Sie bei der Suche nach der besten kollaborativen Plattform Ihre Anforderungen und Erwartungen an die Software. Die meisten kollaborativen Plattformen bieten grundlegende Kommunikationsfunktionen, Datenspeicherung, Dateifreigabe, Tools zur Fehlerbehebung und Konferenzeinrichtungen. Geschwindigkeit, Benutzerfreundlichkeit, zusätzliche Funktionen und die damit verbundenen Kosten sollten ebenfalls berücksichtigt werden.
Die drei grundlegenden und wichtigsten Funktionen jeder kollaborativen Plattform sind die zentrale Datenspeicherung, Kommunikationstools und Tools zur Fehlerbehebung. Die zentrale Datenspeicherung macht es für jeden Mitarbeiter überflüssig, Daten auf seinem Computer zu speichern, und trägt dazu bei, dass die Daten konsistent und aktuell bleiben. Die Live-Dateifreigabe ist eine weitere nützliche Funktion, die es Mitarbeitern leicht macht, Dokumente oder Tabellenkalkulationen innerhalb der Gruppe zu teilen.
Kommunikationstools können Funktionen wie Webkonferenzen, Gruppen- oder private Meetings, Voice over Internet Protocol (VOIP), E-Mail oder Instant Messaging-Systeme umfassen. Live-Streaming-Video ist sehr effektiv für Konferenzen oder Online-Meetings, und einige kollaborative Plattformen bieten die Funktion eines virtuellen Whiteboards für Demonstrationen. Möglicherweise müssen Sie auch einen Mitbearbeiter von einem Meeting ausschließen. Auf einigen Plattformen ist dies möglich.
Tools zur Fehlerbehebung sind wichtig, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter Probleme schnell und einfach lösen. Einige Plattformen verfügen über einen integrierten Hilfebereich, auf den jeder der Gruppenmitarbeiter zugreifen kann. Diese Funktion trägt dazu bei, den Einsatz von Fachleuten oder externen Diensten zu reduzieren und kann sowohl Zeit als auch Geld sparen.
Kollaborative Plattformen können verschiedene Formen annehmen und können Software sein, die auf einem lokalen Computer installiert ist, oder eine Installation, die von einem Remote-Server ausgeführt wird. Einige Plattformen sind internetbasiert und Mitarbeiter können mit einem Benutzernamen und einem Passwort auf die Plattform zugreifen. Die von Ihnen gewählte Installation oder Art der Plattform kann die Geschwindigkeit und die Leistung der Plattform beeinflussen. Geschwindigkeit ist ein wichtiger Aspekt, da eine verzögerte oder langsame Leistung bei Webkonferenzen oder bei der VoIP-Nutzung zu Problemen führen kann.
In einigen Fällen kann es erforderlich sein, dass ein Fachmann die kollaborative Plattform für Sie erstellt oder einrichtet. Wenn dies der Fall ist, ist es ratsam zu prüfen, ob der Anbieter auch Schulungen für die Teammitglieder über die kollaborative Plattform anbietet, da dies dem Team hilft, die Funktionsweise der Plattform zu verstehen und von Anfang an eine optimale Produktivität zu gewährleisten. Die meisten Plattformen sind ziemlich einfach zu bedienen, aber die Funktionen und Funktionen unterscheiden sich von Plattform zu Plattform stark, sodass es einige Zeit dauern kann, bis die Mitarbeiter das System vollständig verstehen.
Eine letzte Überlegung wäre, ob Sie lieber Open-Source-Software oder proprietäre Software verwenden möchten. Wenn Sie ein knappes Budget haben, ist Open-Source-Software die beste Option, da diese Pakete kostenlos erhältlich sind. Die meisten dieser Pakete bieten die erforderlichen Grundfunktionen, aber wenn Sie zusätzliche Funktionen benötigen, kann es in Ihrem Interesse sein, sich für ein kostenpflichtiges Softwarepaket zu entscheiden.
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