Un planificador de eventos, también conocido como consultor o coordinador de eventos, es un profesional encargado de planificar un evento especial, sincronizando y supervisando todos los detalles. La mayoría de la gente elige un planificador de eventos para un evento grande que requiere mucha coordinación, como una boda, un cumpleaños importante o un evento corporativo. Si bien contratar a un organizador de eventos es un gasto adicional, un buen profesional puede ayudarlo a planificar la fiesta perfecta de acuerdo con su presupuesto. La mayoría de los planificadores de eventos tienen conexiones con proveedores y empresas y pueden obtener ofertas especiales, lo que le permite ahorrar miles de dólares sobre el precio minorista.
Antes de elegir un planificador de eventos, hay varias cosas a considerar. El primer paso es tener en cuenta la cantidad de poder que desea ceder. Un planificador de eventos puede asumir un papel pasivo, ofreciendo solo orientación externa, que es la elección perfecta si desea que otra persona haga el trabajo de campo, pero quiere tener la última palabra sobre las decisiones importantes. Un planificador de eventos también puede ser un asistente de servicio completo, gestionando todo, desde la elaboración de presupuestos hasta la supervisión in situ.
Para encontrar un planificador de eventos, consulte con la cámara de comercio local o busque en línea una lista de profesionales disponibles en su ciudad de elección. Los organizadores de eventos a veces trabajan con lugares específicos, así que pregunte si los clubes locales o los gerentes de restaurantes tienen a alguien que recomendar. Los fotógrafos y las empresas de catering también deberían poder recomendar un buen planificador de eventos, ya que es posible que hayan visto al experto en acción.
Una vez que tenga una lista de posibles planificadores de eventos, entreviste a cada uno y solicite información sobre los eventos pasados que han manejado. Algunos planificadores pueden tener un portafolio con fotos, mientras que otros pueden simplemente proporcionarle referencias de clientes anteriores. No tome la falta de cartera como una indicación de menor calidad: muchos planificadores de eventos simplemente no la necesitan.
Dado que un planificador de eventos se encargará de comprar los suministros y pagar los depósitos, a menudo debe proporcionar un número de tarjeta de crédito para que lo use. Asegúrese de seleccionar un planificador de eventos en el que confíe y con el que se sienta cómodo, para que esto no se convierta en un problema de contención.