La elección de la mejor factura imprimible depende tanto del tipo de factura que la empresa tenga como de los programas de contabilidad y facturación que la empresa tenga implementados. La selección de una factura varía dependiendo de si la factura se envía a consumidores, compradores industriales u otros tipos de clientes. La selección también depende del tipo de producto que se vende y de las políticas de la empresa en su conjunto.
Existen varias opciones diferentes para una factura imprimible. Los programas y el software de contabilidad, desde el sofisticado software personalizado para su empresa hasta el software genérico de contabilidad y contabilidad comercial como Quicken, se pueden utilizar para generar facturas imprimibles que una empresa envía a los clientes. También se puede producir una factura imprimible en un documento de Word o texto y una plantilla estándar guardada y utilizada por todos los miembros de la empresa. Una compañía también puede diseñar su propio programa de software de facturación o contabilidad que es un software patentado que genera facturas específicas de la compañía, aunque a menudo esta es la forma más costosa de producir facturas imprimibles.
La clave para elegir la opción correcta para las facturas imprimibles para una compañía determinada es determinar el propósito de la factura, el destinatario y la información que debe contener la factura. Si la factura es para un cliente, la factura debe ser profesional y contener logotipos e información de la empresa. Se deben incluir detalles sobre la compra realizada, así como información sobre métodos de pago aceptables. La factura también puede ser una oportunidad para comercializar más productos o servicios, y se pueden incluir ofertas especiales o materiales de marketing en la factura. Por otro lado, si la factura es una factura interna de un departamento a otro dentro de la empresa, la factura debe contener información como códigos de compra internos, pero de lo contrario puede ser menos formal que una factura enviada a los clientes.
La factura imprimible seleccionada por una empresa también debe contener los campos de formulario apropiados para que se pueda incluir toda la información relevante. Por ejemplo, si un cliente ordena habitualmente varios artículos en una factura determinada, la factura debe organizarse de modo que todos esos artículos puedan enumerarse junto con los precios respectivos. Si no es común que se compren varios artículos, una factura con muchas líneas de artículos puede parecer en blanco y poco profesional y puede no ser la mejor opción para esa compañía dada.
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