La notificación de los contratos gubernamentales disponibles para la licitación se suele anunciar como una solicitud de propuestas (RFP) o una solicitud de calificaciones (RFQ). Estos suelen estar disponibles en publicaciones oficiales del gobierno, periódicos de circulación general o en sitios web del gobierno. Muchas jurisdicciones mantienen una base de datos de múltiples agencias de contratos para licitación a la que se puede acceder a través de Internet y buscar oportunidades apropiadas.
La forma en que una agencia en una jurisdicción en particular publica avisos de contratos gubernamentales para licitación generalmente está estandarizada por ley. Esto significa que la ley requerirá que todas las agencias gubernamentales en un cierto nivel publiquen avisos en al menos una forma que sea fácilmente accesible para el público. Por ejemplo, todas las agencias con oportunidades de contrato por una cierta cantidad de dinero pueden estar obligadas por ley a publicar avisos en el periódico gubernamental o en el registro oficial, o utilizar algún otro método estándar para la notificación pública que sea el mismo para todas las agencias. Una agencia también puede optar por anunciar la oportunidad de otras formas, como en un sitio web, pero se debe completar la notificación básica requerida por la ley.
La contratación externa es una parte importante de la administración gubernamental, por lo que no suele ser difícil averiguar su procedimiento para publicar avisos de licitación. Por lo general, existe una agencia gubernamental que se ocupa de las pequeñas empresas y proporciona toda la información para navegar por el proceso de contratación del gobierno de principio a fin. Alternativamente, un viaje a la sucursal principal de la biblioteca pública probablemente arrojará una serie de libros que compilan información sobre contratación gubernamental en varios niveles jurisdiccionales.
La forma más fácil de aprender acerca de los contratos gubernamentales para licitación es identificar las agencias gubernamentales que se ocupan de un campo relacionado y monitorear sus sitios web. Las agencias suelen mantener una sección de contratación en sus sitios web que detalla las oportunidades abiertas y proporciona la RFP o RFQ para descargar. Más importante aún, las agencias a menudo permiten que las personas y las empresas se inscriban en una lista de correo electrónico que enviará avisos por correo electrónico y por correo ordinario cuando surjan oportunidades de licitación que cumplan con ciertos criterios. De esta manera, no es necesario perder ninguna oportunidad de licitación.
La identificación de contratos gubernamentales para licitación también ha generado una industria artesanal. Los proveedores externos realizan talleres y seminarios para ayudar a las personas a aprender sobre el proceso de contratación. Muchos también publican sus propios compendios periódicos de licitaciones abiertas que hacen que sea particularmente fácil mantenerse al día con múltiples agencias sin tener que hacer una investigación original. Los gobiernos en ciertos niveles, como el gobierno federal en los EE. UU., También mantienen un portal web de múltiples agencias que hace que la búsqueda de oportunidades de contratación sea una ventanilla única.