Las secretarias modernas a menudo son el pegamento que mantiene unidas a una oficina u organizaci?n al asegurarse de que el personal y los clientes est?n en el lugar correcto en el momento correcto y tengan los documentos y la informaci?n adecuados necesarios. Las habilidades de secretario van desde reservar citas y establecer salas de reuniones hasta preparar documentos legales. El tipo y el tama?o de la empresa en la que trabaja una secretaria a menudo determinar?n qu? habilidades se requieren; sin embargo, hay algunas habilidades b?sicas de secretario que todos los secretarios deben dominar, incluidas las habilidades de mecanograf?a, programaci?n y telefon?a.
Las habilidades de comunicaci?n de primer nivel son cr?ticas para las secretarias. Es importante que las secretarias puedan comunicarse claramente y compartir informaci?n con clientes y colegas de varias maneras, incluso por tel?fono, en documentos escritos y mediante presentaciones. Las secretarias a menudo organizan los eventos del d?a para un jefe o departamento, incluida la programaci?n de reuniones y el suministro de los documentos requeridos a los asistentes a las reuniones. Las habilidades creativas de resoluci?n de problemas tambi?n son cr?ticas, ya que las secretarias enfrentan una variedad de tareas todos los d?as.
Adem?s de las tareas comunes de la oficina, las habilidades de secretaria tambi?n deben incluir la planificaci?n de eventos. Las reuniones grandes a menudo se llevan a cabo en lugares fuera del sitio, como en un centro de conferencias o sala de reuniones del hotel. Adem?s de reservar un espacio para reuniones y proporcionar instrucciones para que todas las partes lleguen all?, a una secretaria a menudo se le asigna la tarea de organizar alojamiento nocturno, alquiler de autom?viles y transporte al aeropuerto para los asistentes. Solicitar refrigerios, comidas y bebidas para los invitados durante el transcurso de la reuni?n tambi?n suele recaer en una secretaria, al igual que garantizar que la sala est? configurada correctamente y que ofrezca conexiones tecnol?gicas apropiadas.
La capacidad de utilizar la gram?tica, la puntuaci?n y la ortograf?a correctas es fundamental para preparar documentos, presentaciones y correspondencia. Las habilidades de secretaria tambi?n deben incluir la capacidad de corregir el trabajo de manera efectiva para crear documentos sin errores. Algunos puestos de especialidad, como secretarios legales y m?dicos, tambi?n necesitan tener un conocimiento profundo de los t?rminos utilizados en esas profesiones. La capacidad de crear una variedad de gr?ficos visuales para uso en l?nea, folletos y presentaciones grupales es otra habilidad que generalmente se requiere de las secretarias.
Se requiere tecnolog?a de dominio para casi todos los puestos de secretaria. Las habilidades de secretaria deben incluir capacidades avanzadas de correo electr?nico, incluido el trabajo con archivos adjuntos, volantes y fotos creadas con una variedad de programas de software. Muchas secretarias operan sobre la marcha, por lo que es imprescindible dominar las ?ltimas habilidades de comunicaci?n inal?mbrica. Los documentos y las fotos a menudo necesitan ser editados y compartidos, por lo que la capacidad de trabajar con una variedad de programas de computadora es esencial.