Las secretarias modernas a menudo son el pegamento que mantiene unidas a una oficina u organización al asegurarse de que el personal y los clientes estén en el lugar correcto en el momento correcto y tengan los documentos y la información adecuados necesarios. Las habilidades de secretario van desde reservar citas y establecer salas de reuniones hasta preparar documentos legales. El tipo y el tamaño de la empresa en la que trabaja una secretaria a menudo determinarán qué habilidades se requieren; sin embargo, hay algunas habilidades básicas de secretario que todos los secretarios deben dominar, incluidas las habilidades de mecanografía, programación y telefonía.
Las habilidades de comunicación de primer nivel son críticas para las secretarias. Es importante que las secretarias puedan comunicarse claramente y compartir información con clientes y colegas de varias maneras, incluso por teléfono, en documentos escritos y mediante presentaciones. Las secretarias a menudo organizan los eventos del día para un jefe o departamento, incluida la programación de reuniones y el suministro de los documentos requeridos a los asistentes a las reuniones. Las habilidades creativas de resolución de problemas también son críticas, ya que las secretarias enfrentan una variedad de tareas todos los días.
Además de las tareas comunes de la oficina, las habilidades de secretaria también deben incluir la planificación de eventos. Las reuniones grandes a menudo se llevan a cabo en lugares fuera del sitio, como en un centro de conferencias o sala de reuniones del hotel. Además de reservar un espacio para reuniones y proporcionar instrucciones para que todas las partes lleguen allí, a una secretaria a menudo se le asigna la tarea de organizar alojamiento nocturno, alquiler de automóviles y transporte al aeropuerto para los asistentes. Solicitar refrigerios, comidas y bebidas para los invitados durante el transcurso de la reunión también suele recaer en una secretaria, al igual que garantizar que la sala esté configurada correctamente y que ofrezca conexiones tecnológicas apropiadas.
La capacidad de utilizar la gramática, la puntuación y la ortografía correctas es fundamental para preparar documentos, presentaciones y correspondencia. Las habilidades de secretaria también deben incluir la capacidad de corregir el trabajo de manera efectiva para crear documentos sin errores. Algunos puestos de especialidad, como secretarios legales y médicos, también necesitan tener un conocimiento profundo de los términos utilizados en esas profesiones. La capacidad de crear una variedad de gráficos visuales para uso en línea, folletos y presentaciones grupales es otra habilidad que generalmente se requiere de las secretarias.
Se requiere tecnología de dominio para casi todos los puestos de secretaria. Las habilidades de secretaria deben incluir capacidades avanzadas de correo electrónico, incluido el trabajo con archivos adjuntos, volantes y fotos creadas con una variedad de programas de software. Muchas secretarias operan sobre la marcha, por lo que es imprescindible dominar las últimas habilidades de comunicación inalámbrica. Los documentos y las fotos a menudo necesitan ser editados y compartidos, por lo que la capacidad de trabajar con una variedad de programas de computadora es esencial.