La gestión de contratos es un proceso agitado que requiere atención a los detalles y la capacidad de procesar información de varias partes de un proyecto para garantizar que se cumplan los requisitos del contrato. Algunas de las mejores estrategias empleadas por los gerentes de contratos exitosos se pueden resumir como sistematizar, rastrear, evaluar y reconocer (STAR). El uso de algunas de las estrategias que se incluyen en estas categorías agilizará la administración y ayudará al gerente de contratos a evitar los escollos más obvios.
Los gerentes deben sistematizar la administración del contrato. Cree un sistema único utilizando una base de datos personalizada para manejar los detalles o compre un paquete de software comercial para la gestión de contratos. Toda la documentación pertinente debe archivarse tanto en formato electrónico como en papel. Encuentre una forma cómoda de conectar contactos y correspondencia con el contrato adecuado. El objetivo es crear un proceso repetible para la administración de contratos que pueda ser utilizado en diversas circunstancias y por diferentes personas.
Los hitos, los entregables y los costos se deben rastrear con especificidad. Estas tres categorías son el quid de la gestión de contratos. Los hitos deben anotarse como eventos en un calendario con alertas para ayudar a recordarlos. Los entregables deben definirse y monitorearse utilizando un sistema de informes que recopile información de los empleados que trabajan en el proyecto y la sintetice en una prueba escrita de que se cumplió con el entregable. Los costos deben ser monitoreados y ajustados al presupuesto del proyecto con la mayor frecuencia posible.
También es importante realizar evaluaciones en persona del estado del proyecto en relación con el contrato. Establecer relaciones cercanas con el gerente de proyecto y los empleados más importantes asignados al contrato puede hacerlos más incluidos para ser sinceros sobre el estado del trabajo. También se deben realizar visitas al sitio para proporcionar un método para confirmar el estado del proyecto. La comunicación profesional y constante con todas las partes interesadas del proyecto, en particular la alta dirección y los contactos con los clientes, ayudará a garantizar que todos comprendan claramente el estado del proyecto. Por lo general, es útil crear una actualización del proyecto o un boletín que se distribuya de forma regular.
Todos los proyectos tienen la capacidad de descarrilarse, y la clave es reconocerlo antes de que suceda. Con un buen sistema de gestión de contratos en su lugar, comenzarán a aparecer señales de alerta con respecto a los hitos, los entregables y los costos. Si las relaciones con el personal de línea son sólidas, surgirán rumores sobre problemas en el terreno. Cualquier inquietud debe incluirse en el flujo de comunicación regular y se debe informar a la gerencia. Todos los contratos tienen un procedimiento para abordar circunstancias imprevistas, y las solicitudes de modificación del contrato deben realizarse antes de que ocurra una crisis.