Los trabajos de controlador de documentos implican la revisi?n de material escrito para una empresa para garantizar que se adhiera a un conjunto particular de est?ndares. En las industrias reguladas por el gobierno, como la atenci?n m?dica o la educaci?n, estos profesionales pueden ser responsables de garantizar procedimientos uniformes para la revisi?n de documentos, la gesti?n de cambios y el almacenamiento seg?n lo exigen las agencias reguladoras. El control de documentos tambi?n se puede incorporar con otras funciones profesionales, incluidos los escritores t?cnicos o el personal de garant?a de calidad. Tambi?n hay una serie de paquetes de software creados para ayudar a las empresas a administrar los ciclos de vida de los documentos, y los trabajos de controlador de documentos pueden implicar trabajar con estos programas. Estos profesionales tambi?n pueden trabajar con proveedores externos, incluidas impresoras, traductores y revisores, para garantizar que se mantengan los est?ndares corporativos durante todas las etapas de la producci?n de documentos.
Un ?rea corporativa donde los trabajos de controlador de documentos a menudo est?n disponibles es el cumplimiento normativo. Sus posiciones pueden incluir la actualizaci?n y revisi?n de la documentaci?n de procedimiento para asegurarse de que refleje las pr?cticas m?s recientes en la empresa, as? como tambi?n notificar cualquier cambio a los organismos reguladores relevantes. Los controladores de documentos tambi?n pueden ser responsables de identificar los requisitos legales para la documentaci?n de cambios y asegurarse de que cualquier cambio corporativo se comunique y ejecute correctamente. Los trabajos de controlador de documentos en asuntos regulatorios generalmente no son puestos de nivel de entrada, ya que requieren cierto nivel de familiaridad con la empresa o con las agencias gubernamentales que est?n involucradas en la industria en particular.
Otros trabajos de controlador de documentos pueden estar disponibles para los solicitantes de nivel de entrada y, a menudo, implican funciones administrativas m?s b?sicas, como actualizar las bases de datos de documentos y el sistema de archivo, as? como asignar n?meros de identificaci?n a la literatura. Tambi?n pueden ser responsables de facilitar la revisi?n de la documentaci?n y la auditor?a por parte de grupos internos y externos. Estas tareas pueden combinarse con otras funciones administrativas generales como la entrada de datos y la gesti?n de archivos.
La gran mayor?a de las entidades comerciales utilizan software de control de documentos para identificar, actualizar y almacenar su literatura. Algunos trabajos de controlador de documentos consisten en usar este software para actualizar y mantener sistemas de informaci?n electr?nica. Las personas que trabajan en esta ?rea tambi?n pueden recopilar documentaci?n relevante para el archivo y ayudar a garantizar que los documentos p?blicos cumplan con los est?ndares corporativos para la marca y las preocupaciones legales. Tambi?n pueden garantizar que los registros de documentaci?n est?n actualizados y cumplan con las pol?ticas y procedimientos relevantes para el control de documentos. Otros empleados pueden buscar orientaci?n en estos profesionales cuando busquen literatura corporativa. Tambi?n pueden ayudar con la preparaci?n de piezas escritas, como ofertas, propuestas y solicitudes de subvenciones, asegurando que cumplan con los requisitos aplicables.