Cuanto más crece una empresa y más empleados tiene, mayor es su necesidad de gestión de las necesidades de los empleados. Una de las formas más eficientes y tecnológicamente avanzadas de satisfacer esta necesidad es utilizar software de dotación de personal.
En pocas palabras, el software de dotación de personal es una o una serie de aplicaciones que automatizan muchas tareas administrativas y / o de contabilidad que antes eran realizadas por las manos talentosas y bondadosas de las personas. Cosas como hojas de asistencia, cheques de pago, solicitudes de vacaciones y facturas se pueden procesar utilizando software de personal. Dejar que una computadora realice estas tareas no solo las hace más rápido, dada la capacidad natural de una computadora para realizar múltiples tareas al enésimo grado, sino que también libera a las personas que antes hacían esas cosas para otras tareas. Esta es una forma importante para que las empresas avancen, al permitir que la tecnología les ayude a crear más tiempo para nuevos desafíos.
También se encuentra disponible otro tipo de software de dotación de personal: algunas aplicaciones permiten a los trabajadores gestionar sus actividades diarias de manera más eficiente. Este software de dotación de personal se centra más en las personas y puede administrar citas y listas de tareas, realizar un seguimiento de los datos de los clientes y de los contactos, y establecer alarmas y recordatorios para actividades importantes como reuniones y conferencias telefónicas. En este caso, el software de personal ocupa el lugar de una secretaria. En efecto, la computadora es la secretaria.
Un beneficio principal del software de dotación de personal es la creación de un registro electrónico de todas las actividades que realiza. En lugar de depender de un sistema de documentos, archivos, carpetas y archivadores, los trabajadores pueden depender de equivalentes virtuales, impulsados por computadoras y servidores y sistemas de respaldo que colectivamente ocupan mucho menos espacio y requieren mucho menos esfuerzo de mantenimiento que su físico. contrapartes mundiales. Siempre que los trabajadores establezcan métodos apropiados para rastrear y almacenar información, encontrar una factura escrita hace 20 años aproximadamente está a solo unos clics de distancia, muy lejos de tamizar pilas de papel en cajas polvorientas en el sótano o el almacén.
Sin embargo, muy pocos lugares de trabajo no tienen papel, aunque ciertamente pueden aprovechar los avances tecnológicos que tenemos hoy. Muchas personas hacen copias en papel de facturas, facturas, citas, notas de reuniones y otros registros digitales de su mundo laboral. Sin embargo, el número de páginas se puede reducir gracias al software de dotación de personal.
Un inconveniente del software de dotación de personal es que, en muchos casos, no es completamente móvil. Los profesionales que viajan con frecuencia y dependen de sus teléfonos móviles, computadoras portátiles y asistentes digitales personales (PDA) para hacer negocios pueden verse obstaculizados por la falta de software de personal mientras están de viaje. Los teléfonos inteligentes pueden resolver este problema hasta cierto punto, ya que pueden ejecutar versiones móviles de aplicaciones de software comunes, incluidas algunas versiones de software de personal. Estos teléfonos también pueden proporcionar capacidades de navegación web, lo que permite a los trabajadores móviles acceder al software de personal basado en la web.