La gestión de cambios de proyectos es un proceso que permite a los equipos realizar cambios en un proyecto cuando sea necesario. El objetivo es minimizar el efecto que los cambios en los proyectos pueden tener en el cumplimiento exitoso de los plazos del proyecto. Los cambios propuestos se examinan para determinar el nivel de riesgo al modificar el proyecto. Una vez que se determina que el cambio agregará valor y no requiere modificaciones importantes, se implementa. Si el cambio propuesto es necesario pero requiere modificar el plan del proyecto, el solicitante envía una solicitud de cambio, generalmente un miembro del equipo o el cliente.
Algunos problemas o solicitudes de cambios en un plan de proyecto a menudo son inevitables. Por lo general, un plan de gestión de cambio de proyecto está predeterminado antes de que comience el proyecto. Esto permite una forma sistemática de lidiar con el cambio del proyecto y hacer revisiones que muevan las metas y objetivos del proyecto hacia adelante.
Cuando se proponen cambios en los proyectos, se evalúa el impacto de modificar el cambio. Tener un plan de gestión de cambio de proyecto puede proporcionar cohesión para asegurarse de que el proyecto completado satisfaga las necesidades del cliente. La influencia de un cambio de proyecto propuesto generalmente se analiza para uno de tres resultados:
Primero, se considera la idoneidad del cambio solicitado. La solicitud de cambio se mide con respecto a si el cambio puede ocurrir o no sin modificar el plan del proyecto. Se puede implementar un cambio lo antes posible si factores como los criterios del cliente, el alcance del proyecto, el cronograma o el presupuesto no requieren modificaciones.
En segundo lugar, el cambio podría ser apropiado, pero requiere modificar el plan del proyecto. El solicitante generalmente completa una orden de gestión de cambio de proyecto. La orden de cambio describe el cambio propuesto y define las áreas del proyecto que se ven afectadas. Esta información puede incluir detalles de los costos y posibles riesgos para los entregables del proyecto. El gerente del proyecto incorpora el cambio y modifica el plan del proyecto para reflejar las modificaciones.
Finalmente, podría decidirse que algunos cambios propuestos por el cliente o un miembro del equipo no son necesarios para adoptar. Se podría determinar que implementar el cambio no agrega valor al proyecto. En este caso, la solicitud se traslada a la lista de problemas del proyecto y se resuelve con el solicitante en una fecha posterior.
Los actores clave del proyecto suelen ser responsables del proceso de gestión de cambios del proyecto. Por lo general, el gerente del proyecto y el patrocinador, el enlace entre la gerencia y el equipo del proyecto, deben aprobar la orden de cambio antes de que ocurran cambios en el proyecto. Los clientes también deben firmar si los cambios propuestos les afectarán.
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