Un administrador de contactos es un software que permite al usuario almacenar, organizar y buscar números de teléfono, direcciones, fechas, notas, listas y más. Similar a un administrador de información personal, un administrador de contactos está diseñado para representantes de ventas y otras personas que necesitan almacenar información sobre clientes y prospectos de ventas, programar reuniones y llamadas telefónicas, y organizar correos electrónicos y documentos de texto. Con las enormes cantidades de datos que una persona encuentra cada día, una única ubicación para almacenar esos datos es atractiva. Las características de un administrador de contactos también pueden incluir la capacidad de almacenar contraseñas, fechas y citas importantes, y la capacidad de compartir datos con otra computadora o asistente digital personal. Algunos administradores de contactos pueden permitir que varios usuarios accedan a una base de datos compartida de contactos.
Un administrador de contactos también puede generar informes y organizar, pronosticar y realizar un seguimiento de las actividades de ventas. Algunos cuentan con la capacidad de adjuntar una foto, lo cual es ideal para aquellos que no siempre pueden recordar nombres o documentos en el registro del contacto. La copia de seguridad automática es una característica de seguridad importante en un administrador de contactos. Otra característica disponible es la capacidad de agrupar y categorizar contactos.
En lugar de tomar notas en trozos de papel o llevar un cuaderno, muchos usuarios optan por un administrador de contactos con una función de «notas». Con esta función, puede escribir, cortar y pegar o recortar secciones de páginas web en su administrador de contactos. El software marcará automáticamente la fecha y la hora de su entrada para ayudarlo a clasificar sus notas. Algunos dispositivos también le permiten escribir notas a mano con un lápiz óptico especializado.
Al igual que los administradores de información personal, un administrador de contactos también puede tener una función de calendario. Con un programa de administración de calendario, puede realizar un seguimiento de las reuniones, los días festivos, los cumpleaños, etc. Los recordatorios de audio pueden alertarle de que debe entregar una tarea o que se acerca la hora de la reunión.
La función de búsqueda de un administrador de contactos es extremadamente valiosa. Puede buscar por fecha, categoría, frases u otros métodos para encontrar el material que está buscando. Un administrador de contactos también puede contener plantillas para tareas comunes, como mensajes telefónicos, registros de gastos o listas de tareas pendientes.
Existen muchas versiones de administradores de contactos. Algunos sistemas están basados en Internet, lo que significa que no hay que cargar ningún software. Se puede cargar otro software de gestión de contactos en el servidor de una empresa para que las bases de datos de información del cliente sean accesibles para varios empleados. Otros son parte de otra aplicación de software, como Microsoft Outlook, que tiene una función de administrador de contactos comerciales.