Un registro de salud electrónico certificado (EHR) es un sistema de software que cumple con los criterios gubernamentales para el «uso significativo» del registro electrónico. “Uso significativo” significa que el programa administra la información de una manera que promueve una mejor comunicación o produce una mejor calidad de atención. La Oficina del Coordinador Nacional de Tecnología de la Información en Salud (ONC) define el conjunto de tareas de software esenciales que cada HCE debe realizar para obtener la certificación. Para demostrar un «uso significativo», el EHR certificado debe enviar informes detallados al Centro de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS) para que se pueda evaluar el desempeño de un proveedor de atención médica. Además, un EHR certificado debe recopilar cierta información sobre el registro de un paciente, permitir el intercambio de información médica entre proveedores de atención médica y transmitir recetas electrónicamente sin dejar de garantizar la privacidad y seguridad de los datos.
Los EHR son evaluados por instalaciones de prueba independientes y acreditadas y certificados por la Comisión de Certificación de Tecnología de la Información de la Salud (CCHIT) u otra de las seis entidades de certificación aprobadas. Para convertirse en un EHR certificado, una empresa de software envía voluntariamente su sistema EHR completo o simplemente un módulo individual para su prueba. Los criterios de certificación de “uso significativo” incluyen la prescripción electrónica, el acceso de los pacientes a los registros a través de portales en línea, el intercambio de registros médicos entre los médicos tratantes y la presentación de informes a las bases de datos gubernamentales para la vigilancia de la salud pública. Un EHR certificado no solo debe recetar electrónicamente, sino también verificar si hay interacciones entre medicamentos y alergias. Además, el software debe demostrar control sobre quién obtiene acceso, cerrar sesión automáticamente, autenticar al usuario y cifrar los datos para garantizar la seguridad de los datos del paciente.
Un EHR certificado también debe mantener listas actualizadas de medicamentos activos, problemas, alergias, signos vitales e inmunizaciones para cada paciente. Los datos demográficos del paciente, incluido el estado de tabaquismo del paciente, y los resultados de las pruebas de laboratorio deben ser accesibles a través del HCE. Un EHR certificado también rastrea los deseos de los pacientes de reanimación, instrucciones de alta, órdenes médicas computarizadas y recursos de aprendizaje para el paciente. Las medidas de calidad clínica también se pueden rastrear y tabular para informar a las agencias gubernamentales. Las agencias de pruebas generalmente tienen un equipo, formado por médicos, enfermeras y analistas de software, que ejecutan una serie de pruebas con datos de muestra de pacientes utilizando el software EHR para determinar el cumplimiento de todas las regulaciones.
Una vez que un sistema EHR ha pasado todas las pruebas, un organismo de certificación emitirá la certificación y publicará a la empresa en una lista de sistemas EHR certificados en el sitio web de ONC. Existen dos tipos de certificación, dependiendo de si el software enviado es un sistema EHR completo o simplemente un módulo. Para sistemas completos de HCE, se deben cumplir los 33 criterios para un uso significativo. Si el software es solo un módulo, se deben cumplir al menos nueve de los 33 criterios.