La mayoría de las empresas deben lidiar con el flujo de caja y, para poder realizar un seguimiento de la facturación y los flujos de ingresos, se pueden usar facturas. Una factura es una factura que detalla los servicios prestados o los productos comprados y su costo total. Estos pueden provenir de proveedores externos para la compañía o pueden ser emitidos por la compañía a otras compañías o clientes. Un libro de facturas es una forma de mantener todas estas facturas organizadas y almacenadas. Hay muchas razones por las que una empresa puede conservar las facturas, incluso para fines fiscales, análisis de flujo de efectivo y mantenimiento de registros.
Hay muchos beneficios al mantener un libro de facturas. En los EE. UU. Y algunas otras regiones, algunas empresas pueden deducir muchas de sus compras durante el año al presentar los impuestos. Cuando se hace esto, existe la posibilidad de que las empresas tengan que demostrar que se realizaron estas compras y que se pagó una cierta cantidad. Otro buen momento para organizar los registros de facturas en un libro de facturas es al analizar el flujo de caja. La mayoría de las compañías examinarán el flujo de caja una vez cada trimestre, y las facturas pueden demostrar de dónde viene y de dónde viene el dinero.
El mantenimiento general de registros es la razón más común para mantener un libro de facturas. A veces, puede ser necesario mostrarle a un proveedor lo que se ha pagado o mostrarle a un cliente lo que no se ha pagado. Estos libros pueden organizarse de cualquier manera que se ajuste a las necesidades de la empresa. Cuando surja la necesidad, tener las facturas en un lugar conveniente puede ayudar a evitar confusiones o disputas.
Muchas empresas utilizan software de factura electrónica. Esto puede funcionar de muchas maneras y nuevamente le permite a la compañía organizar y contener las facturas de una manera que se ajuste a ellas. Mantener registros electrónicamente puede ahorrar tiempo y espacio, y generalmente hay muchos tipos de software disponibles en muchos rangos de precios.
Aún otras compañías utilizan tanto facturas en papel como electrónicas. Un libro de facturas puede contener el papel, también llamado facturas físicas. Los libros electrónicos pueden tener copias escaneadas de esas facturas o simplemente tener los datos ingresados y organizados para una investigación rápida. Hay beneficios para ambos, y sin embargo, una empresa elige almacenar sus facturas depende totalmente de sus necesidades.
Algunas compañías pueden usar muchas facturas a diario. Muchas veces, estas facturas son más pequeñas y se pueden alinear más en el libro de facturas. En general, se recomienda que una empresa guarde las facturas entre tres y siete años. Esto puede crear varias pilas de libros, que pueden guardarse en una sala o edificio de registros completamente separados.
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