La mayor?a de las empresas deben lidiar con el flujo de caja y, para poder realizar un seguimiento de la facturaci?n y los flujos de ingresos, se pueden usar facturas. Una factura es una factura que detalla los servicios prestados o los productos comprados y su costo total. Estos pueden provenir de proveedores externos para la compa??a o pueden ser emitidos por la compa??a a otras compa??as o clientes. Un libro de facturas es una forma de mantener todas estas facturas organizadas y almacenadas. Hay muchas razones por las que una empresa puede conservar las facturas, incluso para fines fiscales, an?lisis de flujo de efectivo y mantenimiento de registros.
Hay muchos beneficios al mantener un libro de facturas. En los EE. UU. Y algunas otras regiones, algunas empresas pueden deducir muchas de sus compras durante el a?o al presentar los impuestos. Cuando se hace esto, existe la posibilidad de que las empresas tengan que demostrar que se realizaron estas compras y que se pag? una cierta cantidad. Otro buen momento para organizar los registros de facturas en un libro de facturas es al analizar el flujo de caja. La mayor?a de las compa??as examinar?n el flujo de caja una vez cada trimestre, y las facturas pueden demostrar de d?nde viene y de d?nde viene el dinero.
El mantenimiento general de registros es la raz?n m?s com?n para mantener un libro de facturas. A veces, puede ser necesario mostrarle a un proveedor lo que se ha pagado o mostrarle a un cliente lo que no se ha pagado. Estos libros pueden organizarse de cualquier manera que se ajuste a las necesidades de la empresa. Cuando surja la necesidad, tener las facturas en un lugar conveniente puede ayudar a evitar confusiones o disputas.
Muchas empresas utilizan software de factura electr?nica. Esto puede funcionar de muchas maneras y nuevamente le permite a la compa??a organizar y contener las facturas de una manera que se ajuste a ellas. Mantener registros electr?nicamente puede ahorrar tiempo y espacio, y generalmente hay muchos tipos de software disponibles en muchos rangos de precios.
A?n otras compa??as utilizan tanto facturas en papel como electr?nicas. Un libro de facturas puede contener el papel, tambi?n llamado facturas f?sicas. Los libros electr?nicos pueden tener copias escaneadas de esas facturas o simplemente tener los datos ingresados ??y organizados para una investigaci?n r?pida. Hay beneficios para ambos, y sin embargo, una empresa elige almacenar sus facturas depende totalmente de sus necesidades.
Algunas compa??as pueden usar muchas facturas a diario. Muchas veces, estas facturas son m?s peque?as y se pueden alinear m?s en el libro de facturas. En general, se recomienda que una empresa guarde las facturas entre tres y siete a?os. Esto puede crear varias pilas de libros, que pueden guardarse en una sala o edificio de registros completamente separados.
Inteligente de activos.