Una carta de autorización es un documento escrito por una persona para autorizar a otra a realizar una tarea en particular en su nombre. Esencialmente, se trata de un documento legal en el que una persona otorga permiso a otra para hacer algo que de otra manera no se le permitiría hacer legalmente. Por ejemplo, los registros médicos de un individuo son generalmente privados y los profesionales médicos no pueden divulgar legalmente esos registros a otras personas. Una carta de autorización escrita por un paciente a su médico, concediéndole permiso al médico para enviar esos registros a otra persona, permitiría que el médico lo hiciera.
Si bien existen muchas razones diferentes por las que dicho documento podría ser necesario o creado, algunos de los usos más comunes de este tipo de carta son para registros médicos, representación legal o para permitir que otra persona actúe en nombre de una persona. Si alguien está involucrado en una demanda basada en las lesiones sufridas en un accidente automovilístico, por ejemplo, es posible que deba escribir a un hospital o al consultorio del médico para permitirle entregar los registros médicos a un abogado. A alguien que se transfiera entre médicos u hospitales también se le puede solicitar dicha carta antes de que se transfieran los registros.
Aunque no siempre es necesario, un abogado también puede utilizar una carta de autorización para documentar que está autorizado para actuar como representación legal de una persona. Esto le permite al abogado actuar como si fuera el cliente. También se puede solicitar en situaciones en las que una persona actúa en nombre de otra persona para recibir una compensación financiera. Alguien que reciba dinero del seguro, por ejemplo, podría autorizar a otra persona a aceptar ese dinero por él o ella.
Una carta de autorización debe redactarse en un lenguaje claro y conciso, independientemente de su finalidad. Se debe explicar la naturaleza exacta de los deberes y responsabilidades que se otorgan en el documento, sin margen de interpretación. Alguien que esté autorizando la divulgación de ciertos registros médicos, por ejemplo, en un reclamo de seguro, debe indicar exactamente qué registros se deben entregar y a quién se deben entregar. Esto evita que se abuse de la autorización o se utilice como una especie de “carta blanca” para tomar medidas más importantes de las que se concedieron.