La estructura de desglose del trabajo describe un método para representar y organizar el trabajo que será necesario para lograr algún objetivo. Crear una estructura de desglose del trabajo implica tomar una tarea compleja con muchas partes y describir cada una individualmente en un solo gráfico. El objetivo de crear uno de estos gráficos es crear claridad sobre lo que se debe hacer, desde el principio hasta el final de un proyecto.
Una estructura de desglose del trabajo generalmente se organiza jerárquicamente. En la parte superior está el objetivo principal: por ejemplo, «cocinar s’mores en una fogata». Luego, la meta se subdividirá en objetivos más pequeños, como obtener suministros, encender el fuego, mantener el fuego y cocinar los s’mores. Cada una de estas unidades más pequeñas se puede dividir a su vez. Por ejemplo, la “adquisición de suministros” se dividiría en comprar alimentos, recolectar palos y cortar leña. Se pueden asignar tareas específicas a diferentes miembros del equipo de personas que intentan cocinar los s’mores.
Una característica común de las estructuras de desglose del trabajo es la regla del 100%. La estructura de desglose del trabajo debe contener el 100% del trabajo que debe realizarse. Debe representar una contabilidad completa de todas las tareas que son necesarias. Tampoco debe incluir trabajo que no sea necesario para lograr el objetivo principal. Por supuesto, en el mundo real, puede ser imposible lograr esto a la perfección.
Otro principio de la estructura de desglose del trabajo es la exclusividad mutua. Es decir, los diferentes elementos enumerados en el gráfico no deben superponerse entre sí. El objetivo es una claridad total en la representación de tareas discretas. Mantener las tareas separadas es útil, especialmente en proyectos grandes con muchos participantes que intentan colaborar sin duplicación.
Un elemento común pero opcional de la estructura de desglose del trabajo es un diccionario. El diccionario también es especialmente útil para grandes proyectos. El diccionario define términos y acrónimos utilizados en la tabla. Proporcionar este tipo de explicación complementaria aumenta la probabilidad de que todos los que vean el documento lo entiendan de la misma manera. Diferentes interpretaciones del mismo texto pueden producir tanta confusión como un documento que no es claro por sí solo.
La idea de la estructura de desglose del trabajo se produjo en el Departamento de Defensa durante los años 50 y 60. Un precursor de la estructura de descomposición del trabajo se utilizó en la creación de misiles Polaris. Con el tiempo, el sistema se codificó en el documento gubernamental MIL-STD-881, «Estructuras de desglose del trabajo para artículos de material de defensa». El proceso sigue siendo utilizado por los militares, pero también se ha expandido al mundo empresarial.