Una nota de aviso es un tipo de documento comercial que afirma que un pedido realizado por un cliente ha sido recibido y autorizado para el envío, y ahora está en camino. A veces denominado aviso de envío, la intención del documento es mantener al cliente al tanto del estado actual del pedido y también asegurarse de que el cliente sepa de antemano cuándo esperará que llegue el pedido. Una vez que se proporciona a los clientes en forma de una carta comercial entregada por correo, muchas empresas utilizan hoy el correo electrónico o procesos similares de notificación en línea para notificar a los clientes que un pedido ha sido procesado y enviado, y para informar al cliente aproximadamente cuándo Llegará al punto de destino.
La nota de consejos es algo similar en naturaleza a lo que se conoce como un consejo de aceptación. Este documento se usa a menudo en círculos financieros para afirmar la extensión de una línea de crédito a un cliente, ya sea por un proveedor o por una institución financiera como un banco. Si bien su propósito es ligeramente diferente, tanto la nota de aviso como el aviso de aceptación sirven para notificar a un cliente que la solicitud que envió ha sido aprobada y que pronto estará disponible para el uso de ese cliente.
La cantidad de detalles incluidos en una nota de asesoramiento variará, a veces en función de las costumbres locales y otras veces por las leyes comerciales que se aplican en la jurisdicción donde se encuentra el vendedor o proveedor. La mayoría de las versiones de la nota incluirán referencias a números de pedido; cualquier número de orden de compra proporcionado por el cliente; una descripción que incluye el tipo y la cantidad de bienes incluidos en el pedido; e incluso los costos totales, incluidos los cargos de envío que evalúa el proveedor. El modo de envío, incluido el nombre del remitente, a menudo también forma parte del detalle incluido. Si el envío es un cumplimiento parcial de un pedido del cliente, los detalles también pueden identificar qué artículos se enviarán en una fecha posterior. Cuando el detalle en la nota de aviso es bastante completo, el cliente puede usar el detalle para que coincida con el pedido de compra original y tener una buena idea de cuándo esperar cada uno de los artículos involucrados en ese pedido.
Es importante tener en cuenta que una nota de aviso no reemplaza el conocimiento de embarque real que acompaña al envío, ni es un documento que sirve como la lista de empaque para el pedido. Este tipo de documento comercial es estrictamente informativo y sirve para alertar al cliente sobre cuándo se envió el pedido, el método de envío utilizado, los artículos incluidos en el envío y la fecha de entrega anticipada. Los clientes deben esperar hasta que se reciba el pedido, se verifique su precisión y se evalúen los daños en tránsito antes de remitir el pago, si es posible.
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