Una oficina o departamento de adquisiciones generalmente se organiza dentro de la cartera de finanzas de una gran empresa u organizaci?n. Hay dos estructuras organizativas utilizadas para la adquisici?n: centralizada y espec?fica de la planta. En una oficina de compras centralizada, todas las solicitudes y actividades de compra son gestionadas por un grupo administrativo central. En una estructura espec?fica de planta, cada instalaci?n f?sica tiene su propia oficina de adquisiciones.
Dentro de la adquisici?n centralizada, generalmente hay cinco roles: comprador, oficial de adquisiciones, gerente de adquisiciones, director y analista de adquisiciones. Los cinco miembros de un equipo de adquisiciones brindan servicios a cada departamento dentro de la estructura organizacional. Los usuarios del departamento pueden enviar sus solicitudes de compra electr?nicamente o por tel?fono, fax o correo electr?nico. La oficina central de adquisiciones est? dise?ada para administrar los requisitos del cliente, al tiempo que garantiza el cumplimiento de la pol?tica de adquisiciones.
Para calificar para un puesto en adquisiciones, todos los candidatos deben completar un diploma universitario m?nimo en negocios o compras. El personal profesional de adquisiciones generalmente tiene una designaci?n profesional, como Certified Procurement Professional (CPP). En el modelo centralizado, el comprador es una posici?n de nivel de entrada. El oficial de compras y el analista son puestos profesionales, y el gerente de compras tiene responsabilidades de supervisi?n. El director de adquisiciones establece la direcci?n estrat?gica y participa en negociaciones de alto valor.
En una estructura espec?fica de la planta, la persona mejor calificada en la oficina suele ser un gerente de adquisiciones. Cada gerente de adquisiciones puede tener uno o dos oficiales de compras y varios compradores en el personal. El n?mero total de personal depende del tama?o de la instalaci?n y el volumen de compras. Los gerentes de compras generalmente reportan al director financiero o controlador dentro de la planta o instalaci?n.
Independientemente de la estructura organizativa, la tarea principal del personal de adquisiciones es encontrar la mejor combinaci?n posible de precio, calidad y servicio. Se espera que cada miembro de la oficina brinde servicio a su grupo de clientes, comprenda los requisitos y se comunique con la comunidad de proveedores. Encontrar los mejores proveedores y finalizar un pedido de compra implica una serie de pasos dise?ados para garantizar un proceso abierto y equitativo.
El an?lisis de compras es principalmente una funci?n central y puede organizarse como una responsabilidad de servicios financieros. Esta persona crea informes para realizar un seguimiento de la actividad de gastos en relaci?n con los contratos, gastos generales y garantizar el cumplimiento de las pol?ticas. A menudo se requiere capacitaci?n adicional en estad?sticas y gesti?n de datos en este rol. Estos informes normalmente se proporcionan a la alta gerencia, tanto para rastrear los gastos reales como para monitorear el desempe?o de la oficina de adquisiciones.
Inteligente de activos.