Una oficina de estadísticas vitales es una agencia gubernamental que, como mínimo, mantiene registros de nacimientos y muertes dentro de su jurisdicción. Dependiendo de la política local, una oficina de estadísticas vitales también puede registrar y rastrear tanto los matrimonios como los divorcios. Además de servir como depósito de estos registros, una oficina de estadísticas vitales también puede publicar índices de nacimientos, defunciones y matrimonios y proporcionar información estadística importante a otros organismos gubernamentales, escuelas e institutos de investigación. Muchas agencias de estadísticas vitales también emiten copias de certificados de nacimiento, defunción y matrimonio a quienes los necesitan y los solicitan.
Cuando nace un niño, su nacimiento generalmente se registra en la oficina gubernamental correspondiente, que le emite un certificado de nacimiento. Un proceso similar ocurre cuando una persona muere, se casa o se divorcia. En algunos casos, estos datos son tomados directamente por la oficina de estadísticas vitales pertinente, o son tomados por una agencia local o un juzgado que luego generalmente envía la información a la oficina de registros vitales. La información contenida en estos registros se puede registrar, indexar y poner a disposición de los investigadores de políticas sociales, así como de otras personas interesadas en las condiciones y el comportamiento de los ciudadanos o residentes de un área. Por ejemplo, en los Estados Unidos, los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades pueden utilizar el Sistema Nacional de Estadísticas Vitales, proporcionado por las oficinas estatales de estadísticas vitales, para rastrear las tasas de embarazo adolescente y muerte fetal.
Para los ciudadanos privados que no tienen interés en las políticas públicas o de atención médica, una oficina de estadísticas vitales puede ser una fuente de información importante de identidad y genealogía. Si una persona necesita una copia certificada u oficial de un certificado de nacimiento o defunción, generalmente debe solicitarla a su oficina de estadísticas vitales. Algunas oficinas de estadísticas vitales también pueden distribuir certificados de matrimonio y divorcio, aunque esto no es cierto en todos los lugares, ya que estos certificados pueden guardarse en los juzgados locales o en las oficinas del secretario del condado. Aún así, la oficina de estadísticas vitales puede mantener listas de matrimonios y divorcios, también conocidos como índices, que pueden ser buscados por aquellos que necesitan confirmar un matrimonio o divorcio pero que en realidad no necesitan una copia del certificado. En los últimos tiempos, muchas oficinas de estadísticas vitales en los Estados Unidos han comenzado a asociarse con empresas de terceros para cumplir con las solicitudes en línea de copias certificadas de certificados de nacimiento, defunción y matrimonio.