Un gerente de eventos generalmente participa en la planificación y supervisión de eventos como fiestas, recepciones y convenciones. Dependiendo de la situación laboral del gerente de eventos, puede trabajar en nombre de un proveedor, como un hotel u otro lugar en el que los eventos se realizan a menudo, o puede trabajar independientemente de un proveedor específico. La cantidad de responsabilidad asumida por los gerentes de eventos varía, pero en muchos casos asumen la responsabilidad principal de la logística del evento y la coordinación de todos los proveedores que contribuirán al evento.
Si bien muchas personas pueden planificar pequeñas fiestas y reuniones sociales en sus propios hogares, la coordinación de eventos más grandes, particularmente cuando participan terceros proveedores de bienes y servicios, puede ser un desafío importante. Un buen administrador de eventos puede trabajar con un anfitrión o una anfitriona para comprender su visión del evento, evaluar el presupuesto y los recursos ya disponibles, y luego seleccionar los proveedores apropiados para el evento. El día del evento, un gerente de eventos generalmente es responsable de asegurarse de que los bienes y servicios se entreguen según lo prometido y que el evento se desarrolle sin problemas.
Si un gerente de eventos trabaja para un salón de banquetes, hotel u otro lugar, su función puede ser ligeramente diferente a la de un administrador de eventos independiente. Muchos lugares de eventos tienen políticas estrictas con respecto al uso de proveedores externos, por lo que un planificador de eventos en dicho lugar actuaría principalmente como un enlace entre la persona u organización que desea organizar un evento y los proveedores aprobados o internos de la propiedad. El planificador de eventos podría asesorar a su cliente sobre los servicios apropiados necesarios para el evento, como catering, flores o incluso una pista de baile y DJ. También se aseguraría de que el espacio del lugar esté configurado adecuadamente para el evento y que los servicios de catering y otros proveedores y personal de apoyo realicen sus tareas según sea necesario.
Los gestores de eventos independientes, por otro lado, pueden ser acusados de una responsabilidad aún mayor. El gerente del evento puede ser responsable de localizar un lugar y luego negociar el costo de alquilar el espacio y sus servicios. Si el lugar permite vendedores de terceros, tales como servicios de catering y floristas, el planificador de eventos también puede ser responsable de ordenar comida y decoración para la sala de eventos. Sin embargo, al igual que otros tipos de gerentes de eventos, ella también será responsable de la coordinación en el lugar el día del evento.