En una oficina legal, una recepcionista de un bufete de abogados interact?a con los clientes, redacta correspondencia, se encarga de los archivos de los casos y factura a quienes han utilizado los servicios del bufete. Como la cara de la oficina de abogados, se espera que la recepcionista realice otras tareas, como mantener limpia su ?rea de trabajo para representar a la empresa de manera positiva. Si la recepcionista tambi?n tiene certificaci?n paralegal, puede brindar un apoyo m?s directo a los miembros de la oficina.
Un recepcionista de un bufete de abogados generalmente es la primera persona que un cliente encuentra al ingresar, llamar o enviar un correo electr?nico a la oficina legal. Posteriormente, la recepcionista debe responder o enrutar llamadas u otra correspondencia, saludar al cliente y proporcionar la mayor cantidad de informaci?n posible. Tambi?n podr?a dirigir a los clientes a tomar un refrigerio en el vest?bulo, escoltar al cliente a la oficina del abogado o decirle al cliente cu?nto tiempo esperar? para ver al abogado si el cliente no tiene una cita. Excelentes habilidades de comunicaci?n social y verbal son imprescindibles para estas tareas.
Otra tarea que generalmente realiza un recepcionista de un bufete de abogados es redactar correspondencia. Parte de la correspondencia es bastante simple, como responder a un correo electr?nico sobre la disponibilidad o los honorarios de los abogados. Otra correspondencia es mucho m?s compleja, como cartas a otros abogados o tribunales. Para esta correspondencia, la recepcionista debe tener una comprensi?n adecuada de la terminolog?a legal y las regulaciones.
En algunos bufetes de abogados, el recepcionista del bufete de abogados tambi?n tiene el deber de crear, mantener y recuperar los archivos del caso para los abogados. A menudo, esto se hace electr?nicamente a trav?s de bases de datos para aumentar la eficiencia y ahorrar espacio en la oficina, por lo que los recepcionistas legales deben sentirse c?modos usando computadoras y tecnolog?a relacionada. Si un abogado necesita documentos espec?ficos impresos y ensamblados para referencia y uso fuera de la oficina, la recepcionista tambi?n se ocupa de estas necesidades. Ella deber?a poder hacer esto r?pidamente, como si el abogado necesita apresurarse a una audiencia en la corte de emergencia. Gran parte de la informaci?n contenida en los archivos del cliente es confidencial, por lo que un recepcionista de un bufete de abogados debe poder mantener los archivos seguros a trav?s de programas de software u otros mecanismos como cajones, gabinetes o cerraduras seguras.
Algunos abogados tambi?n esperan que una recepcionista de un bufete de abogados maneje aspectos de la facturaci?n. Esto incluye proporcionar recibos y facturas, notificar a los clientes sobre los cargos pendientes, informar a los clientes sobre los m?todos de pago aceptados y establecer y monitorear las cuentas bancarias u otras cuentas de la empresa. Si la recepcionista descubre un error de facturaci?n, debe tomar medidas para corregir el error, como emitir un cheque de reembolso u ofrecer un cr?dito al cliente.
Al igual que otros recepcionistas, se espera que un recepcionista de un bufete de abogados complete «otras tareas asignadas». Para tareas generales, esto puede significar cualquier cosa, desde tomar una taza de caf? para un cliente importante o colocar algunas decoraciones en la oficina durante las vacaciones. Sin embargo, en algunos casos, los recepcionistas de bufetes de abogados act?an como asistentes legales, en cuyo caso brindan un apoyo m?s directo al abogado, a menudo lo acompa?an al tribunal y realizan investigaciones de casos primarios.