Los documentos que cumplen se adhieren a los términos y condiciones asociados con una carta de crédito, lo que permite que un banco libere un pago a un vendedor en nombre de un comprador. Las cartas de crédito se utilizan en transacciones comerciales, particularmente a nivel internacional, para facilitar el movimiento de fondos y ofrecer cierta protección a ambas partes involucradas. Según los términos, cuando el vendedor envía los productos al comprador y prepara la documentación, se puede presentar al banco para su pago. El banco examina estos documentos para determinar si cumplen con los requisitos y libera un pago.
Este proceso comienza con un acuerdo entre el comprador y el vendedor, que incluirá una descripción detallada de los productos que se venden. Esto se utiliza en la generación de la carta de crédito, por lo que el banco tiene algo que comparar con los documentos presentados por el vendedor. Cuando se reúne la documentación, debe estar completa y debe coincidir con la descripción del pedido que el comprador le dio al banco. Las discrepancias pueden resultar en un rechazo, y ningún pago para el vendedor.
Los bancos tienden a ser muy cuidadosos al examinar la documentación, ya que desean proporcionar una garantía al comprador de que no se emitirá el pago por un envío erróneo. Esto a veces puede resultar en rechazos por razones relativamente menores. Por ejemplo, un pedido textil podría describir un color de tela como “salmón” en los documentos enviados al banco, mientras que el vendedor lo describe como “rosa”. El banco puede decidir que el pedido ya no cumple y retendrá el pago.
Antes de que los vendedores envíen un paquete de información al banco, pueden verificar las discrepancias que podrían hacer que un banco rechace el pago. Los documentos conformes deben describir el envío de forma precisa y correcta, sin falsificaciones. Los vendedores pueden consultar el acuerdo de venta original para asegurarse de que están enviando lo que solicitó el comprador y verificar si hay pequeñas variantes que puedan causar un problema con el procesamiento del pago. Si el banco decide que el vendedor no presentó documentos conformes, será necesario procesar la transacción nuevamente.
El término “documentos conformes” también se utiliza de varias otras maneras. Los viajeros deben mantener documentos conformes para cruzar las fronteras, por ejemplo, con todas las características necesarias para pasar la inspección de aduanas. Estos pueden incluir una fotografía clara, información demográfica detallada y sellos y endosos apropiados. Es posible que los documentos también deban adherirse a los códigos y protocolos establecidos por una agencia para ser aceptados en actividades como solicitar subvenciones.
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