En pocas palabras, los indicadores clave de rendimiento (KPI) son medidas de logro, herramientas utilizadas por las organizaciones para rastrear su progreso y éxito en el logro del propósito de la organización. Consisten en un conjunto de objetivos mensurables predeterminados para una organización y pueden involucrar cualquier aspecto de una organización que se considere vital para su éxito. Para crear KPI efectivos, una organización debe tener una misión con metas y objetivos claramente definidos. Los objetivos vagos, como ser el mejor en la industria, por ejemplo, no funcionarán porque son demasiado amplios. Los objetivos deben expresarse en términos mensurables y acordados por los involucrados con la organización.
Los indicadores clave de rendimiento se pueden presentar en cualquier combinación de informes, hojas de cálculo o gráficos. Proporcionan una instantánea visual en tiempo real de la fortaleza de una empresa u organización basada en las medidas predefinidas específicas. El método en el que se muestran varía, ya que depende en gran medida del objetivo que se mide y su público objetivo.
Estas medidas varían de una organización a otra, dependiendo del tipo de negocio y sus objetivos, y pueden ser financieras o no financieras. Por ejemplo, una compañía de camiones puede usar la comparación del número de accidentes de camiones que involucran a sus conductores que ocurrieron por distancia recorrida al promedio nacional. Esta sería una forma de rastrear su registro de seguridad. Un centro de atención médica de emergencia puede usar el tiempo promedio de espera para que los pacientes sean tratados por hora del día, lo que les permitiría determinar si son deseables ajustes en los niveles de personal o capacitación.
En la misma línea, una empresa que se ocupa de ventas puede utilizar el porcentaje de nuevos clientes que los clientes existentes les han recomendado como indicador clave de rendimiento. La misma compañía de ventas también podría usar una comparación porcentual de las ganancias del año actual con las ganancias del año anterior con un objetivo de un porcentaje específico cada año.
Una vez que se define un indicador clave de rendimiento, rara vez se cambia a menos que cambien los objetivos reales de la organización. De hecho, para ser útil, es muy importante que estos objetivos mantengan constantemente la misma definición de año en año para que el progreso de la organización pueda ser monitoreado de manera efectiva. De esta manera, las prácticas comerciales y / o la planificación estratégica se pueden volver a examinar si hay una disminución en el progreso hacia objetivos definidos.
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