A menudo, hay poca variación entre los términos de las órdenes de compra en muchas industrias diferentes. Los términos suelen ser los mismos, pero a menudo se adaptan a la industria y entre las partes. Los términos clave a menudo comienzan con el precio, las condiciones de pago y la entrega. A continuación, se abordan los bienes y servicios, el embalaje y la inspección. Por último, los retrasos justificables, el riesgo de pérdida y las garantías son algunos de los términos estándar de las órdenes de compra que se encuentran en las cláusulas restantes del acuerdo. El comprador y el vendedor firman una orden de compra, que codifica los términos y forma la base de un contrato.
Los términos y condiciones de las órdenes de compra a menudo establecen el precio y las condiciones de pago al principio del documento. Algunos términos relacionados con los precios establecerán la moneda de pago que el vendedor puede esperar. También puede indicarle al vendedor que envíe una factura para recibir el pago, a menudo dentro de los 30 días posteriores a la entrega. Los términos de entrega deben incluir el lugar de entrega y la fecha o el número de días en que los bienes y servicios deben entregarse después de que el vendedor firme la orden de compra.
Para evitar confusiones y definir claramente las expectativas, los bienes y servicios suelen ser uno de los términos estándar de las órdenes de compra. Esta es una descripción básica de los elementos tangibles o del trabajo que el vendedor acepta entregar. Los términos de empaque a menudo se incluyen para garantizar que los productos no se dañen durante el transporte. La inspección es el medio por el cual el comprador puede asegurarse de que los bienes no se dañaron y, por lo general, el comprador puede aceptar o rechazar la entrega de los bienes dentro de un plazo razonable.
Un problema importante relacionado con los términos y condiciones de las órdenes de compra se refiere al riesgo de pérdida. El vendedor o comprador tiene que ser financieramente responsable de los daños o defectos de los bienes y servicios hasta la entrega y, a menudo, es el vendedor quien asume el riesgo de pérdida. Algunas circunstancias están fuera del control de ambas partes, como un desastre natural, que a menudo retrasa la entrega de bienes o servicios. Bajo el término de demoras excusables, el comprador tiene derecho a rescindir el contrato o extender la fecha de entrega. El vendedor a menudo tiene que firmar garantías como parte de los términos de la orden de compra, que declaran la propiedad de los bienes y servicios entregados, que están libres de defectos y son aptos para su uso.
Las disposiciones de rescisión de una orden de compra generalmente favorecerán al comprador. Por ejemplo, el término de una orden de compra puede otorgar al comprador el derecho a cancelar la orden antes del envío o la entrega. Es importante revisar cuidadosamente todos los términos de una orden de compra, ya que pueden favorecer solo a una de las partes hasta que se negocien términos más equitativos.