Les gens reçoivent souvent des informations contradictoires concernant la durée pendant laquelle ils doivent conserver un chèque annulé. Dans certains cas, des règles différentes peuvent s’appliquer aux particuliers et aux entités commerciales, mais en général, la plupart des chèques papier peuvent être éliminés une fois qu’ils ont été rapprochés de votre relevé bancaire mensuel. Plusieurs exceptions existent, et la plupart d’entre elles concernent la tenue de registres précis à des fins fiscales. Selon le type de dépense, certains chèques annulés ne doivent être conservés qu’un an, tandis que d’autres doivent être déposés pendant au moins sept ans.
Un chèque que vous avez émis est considéré comme annulé lorsque les fonds ont été retirés de votre compte bancaire. Le chèque lui-même est généralement tamponné ou marqué comme annulé et, dans certains cas, il vous est retourné. Sinon, vous pourriez recevoir une photocopie ou avoir accès aux informations en ligne – cette pratique de la banque est généralement appelée rétention, troncature ou garde de chèques. Vous n’aurez peut-être pas du tout besoin de conserver de relevés ou de chèques papier si vous y avez accès en ligne ou en demandant des copies à la banque. Beaucoup de gens trouvent que ces pratiques les aident à contrôler leur fouillis de papier.
Certaines situations potentielles dans lesquelles vous auriez besoin de conserver un chèque annulé pourraient inclure le fournir comme preuve d’achat pour un article défectueux ou comme preuve de paiement d’une facture. Plus important encore, certains chèques annulés doivent être conservés dans vos dossiers fiscaux, comme ceux des dépenses déductibles. La plupart des experts financiers recommandent de déposer le chèque annulé pour un minimum de sept et un maximum de dix ans. Pour les résidents américains, cela peut les aider à protéger leurs informations et à fournir des documents s’ils sont audités par l’Internal Revenue Service (IRS).
D’autres chèques annulés, tels que ceux des paiements courants, peuvent généralement être jetés après trois ans, au plus. Certains, cependant, pourraient devoir être sauvegardés afin de documenter les frais liés aux soins de santé à des fins d’assurance, par exemple. De plus, il est souvent conseillé aux propriétaires de conserver les chèques annulés liés à la rénovation domiciliaire aussi longtemps qu’ils sont propriétaires de leur propriété.
Il y a certains inconvénients à n’avoir qu’un chèque annulé comme documentation. Dans certains cas, le chèque indique combien a été payé et à qui, mais il n’indique pas les détails de ce qui a été acheté. Par conséquent, il peut être difficile de justifier certaines dépenses d’entreprise et de les déduire fiscalement. Par conséquent, il peut être utile de conserver les reçus et autres pièces justificatives à titre d’informations supplémentaires. Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, les chèques et autres papiers doivent généralement être déchiquetés pour aider à éviter l’usurpation d’identité.