Pour choisir le meilleur cadre de flux de travail, il peut être judicieux de commencer par dresser une liste de vos besoins en matière de flux de travail. Une fois que vous avez déterminé les fonctionnalités du programme de flux de travail dont vous pouvez bénéficier le plus, vous souhaiterez peut-être vous familiariser avec les différents types de logiciels sur le marché. Si vous devez définir un budget, vous devriez probablement vous limiter à parcourir les programmes qui offrent les fonctionnalités dont vous avez besoin et qui sont vendus à un coût raisonnable. De nombreux professionnels utilisent des ressources commerciales et des recommandations de collègues pour trouver un cadre de flux de travail qui jouit d’une bonne réputation.
Le workflow décrit le processus par lequel passe un document, de son introduction dans un système jusqu’à son achèvement. Dans le secteur des assurances, par exemple, le workflow peut décrire la série d’étapes par lesquelles passe une réclamation. Le processus peut commencer au moment où un client dépose une réclamation et se terminer lorsqu’une réclamation est refusée ou approuvée. Le cadre de workflow décrit le modèle ou la fondation qui guide un processus de workflow.
Afin de choisir le meilleur cadre de flux de travail, vous devez déterminer les fonctionnalités dont vous pouvez le plus bénéficier. Une bonne première étape pourrait consister à effectuer une analyse de votre système de flux de travail actuel. Déterminez où les processus peuvent être améliorés et où ils réussissent. De nombreux gestionnaires choisissent d’embaucher des consultants qui peuvent fournir de précieux commentaires. Certains consultants peuvent également informer les managers des tendances actuelles et des avancées technologiques susceptibles d’influencer leurs décisions.
Les logiciels qui fournissent des services de flux de travail vont de gratuits à coûteux. Pour faciliter le processus de choix d’un cadre de workflow, il peut être judicieux de créer un budget. Les logiciels libres ont tendance à être open source et sont souvent utilisés par les petites entreprises ayant des besoins élémentaires. Les grandes entreprises et les entreprises ayant des exigences de flux de travail complexes peuvent bénéficier de logiciels plus coûteux qui peuvent prendre en charge plus d’utilisateurs et qui peuvent offrir un certain nombre de services avancés.
Certaines fonctionnalités communes du logiciel de cadre de flux de travail incluent des services de messagerie qui rationalisent la communication et des modèles de documents qui peuvent aider les professionnels de certains secteurs à gagner du temps. De nombreux programmes enregistrent une notation indiquant qui a reçu un document et qui y a apporté des modifications. Les programmes destinés aux industries dans lesquelles la communication client est un facteur primordial peuvent inclure des interfaces client faciles à utiliser pour les clients.
Si vous considérez que vous envisagez deux programmes de flux de travail qui semblent assez similaires, il peut être judicieux d’utiliser des ressources commerciales, telles que des sites Web et des périodiques. Des articles et des critiques sur les programmes-cadres de workflow peuvent vous aider à découvrir les types de logiciels les plus couramment utilisés. Les salons professionnels et les recommandations de collègues peuvent également être des ressources utiles.